W realiach inwestycji budowlanych dynamiczne zmiany to codzienność. Konflikty wokół protokołów odbioru, błędy w obmiarach czy nagłe renegocjacje cen sprawiały, że faktury papierowe lub PDF były nierzadko „anulowane” w porozumieniu między księgowościami. Jeśli dokument nie trafił do oficjalnego obrotu prawnego (nie został ujęty w JPK_V7), po prostu go niszczono lub opisywano jako anulowany. Po pełnym wdrożeniu KSeF taka praktyka staje się historią.
Krajowy System E-Faktur całkowicie zmienia definicję momentu wystawienia i doręczenia faktury.
Oznacza to, że od sekundy, w której system centralny zaakceptuje plik XML, faktura staje się częścią obrotu prawnego. Nie można jej wykasować, usunąć, podmienić ani „anulować” poprzez potoczne podarcie dokumentu.
Jeżeli podwykonawca wystawił fakturę przedwcześnie (np. przed faktycznym podpisaniem protokołu odbioru robót), a inwestor odmówił jej akceptacji ze względu na wady w wykonawstwie, jedynym sposobem na wyprostowanie tej sytuacji jest wystawienie faktury korygującej za pośrednictwem KSeF.
W zależności od sytuacji, wystawca ma do dyspozycji dwa rozwiązania:
Dla branży budowlanej kluczową zmianą jest również całkowita likwidacja not korygujących. Do tej pory, jeśli generalny wykonawca zauważył na fakturze od podwykonawcy błąd w opisie inwestycji (np. zły numer umowy, błędny adres budowy), mógł wystawić notę korygującą i przesłać ją do akceptacji.
Sprawdź program do KSeF.
W KSeF nabywca traci taką możliwość. Każdy, nawet najmniejszy błąd formalny na fakturze ustrukturyzowanej, wymaga kontaktu z wystawcą i wymusza na nim wystawienie faktury korygującej KSeF.
Wskazówka praktyczna: > Aby uniknąć lawiny faktur korygujących w KSeF, firmy budowlane powinny wdrożyć rygorystyczne procedury przedfakturowe. Wystawienie faktury w KSeF powinno następować dopiero po formalnym, obustronnym zatwierdzeniu tzw. pre-faktury lub ostatecznego protokołu zaawansowania robót w formie cyfrowej.
1. Czy po wdrożeniu KSeF można jeszcze anulować fakturę w porozumieniu z kontrahentem? Nie, tradycyjne „anulowanie” lub niszczenie dokumentu, który nie trafił do księgowości, jest już niemożliwe. W systemie KSeF faktura wchodzi do obrotu prawnego w ułamku sekundy – w momencie jej wysłania i pomyślnej weryfikacji przez rządową platformę. Od tej chwili dokumentu nie da się usunąć ani wycofać.
2. Co zrobić, jeśli faktura została wystawiona na błędną kwotę lub przed podpisaniem protokołu odbioru? Jedyną legalną drogą do naprawienia tego błędu jest wystawienie faktury korygującej za pośrednictwem KSeF. W zależności od sytuacji podwykonawca musi wystawić korektę „do zera” (jeśli faktura w ogóle nie powinna powstać) lub korektę pozycji (jeśli zmieniły się obmiary, cena za metr kwadratowy czy stawka VAT).
3. Czy generalny wykonawca może wystawić notę korygującą, jeśli na fakturze jest błąd w opisie budowy? Nie. Przepisy KSeF całkowicie likwidują instytucję not korygujących wystawianych przez nabywcę. Jeśli na fakturze ustrukturyzowanej pojawi się błąd (np. zły numer umowy inwestycyjnej czy błędny adres), generalny wykonawca musi zgłosić to podwykonawcy, a ten ma obowiązek wystawić fakturę korygującą przez KSeF.
4. Jak branża budowlana może uniknąć masowego wystawiania korekt w KSeF? Najskuteczniejszym rozwiązaniem jest wprowadzenie rygorystycznych procedur przedfakturowych. Podwykonawcy powinni wysyłać oficjalną e-fakturę do KSeF dopiero po obustronnym, cyfrowym zatwierdzeniu ostatecznego protokołu zaawansowania robót oraz tzw. pre-faktury (wersji roboczej), co eliminuje ryzyko pomyłek.
