Od 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy w Polsce będą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. To już przesądzone i nieuniknione. Tym, co obecnie ma największe znaczenie dla firm, integratorów i producentów oprogramowania, jest API KSeF 2.0. Nowa wersja interfejsu programistycznego została opublikowana i wnosi szereg istotnych zmian, które trzeba wdrożyć w systemach finansowo-księgowych.
Najważniejszą zmianą jest wprowadzenie pełnego szyfrowania przesyłanych faktur. Do tej pory szyfrowanie dotyczyło wybranych operacji, teraz będzie obowiązkowe dla każdego dokumentu. Oznacza to większe bezpieczeństwo, ale jednocześnie konieczność dostosowania systemów do nowych wymagań.
Drugim elementem jest publikacja nowej struktury logicznej e-Faktury, oznaczonej jako FA(3). To właśnie według niej od 2026 roku będą wystawiane wszystkie faktury ustrukturyzowane. Struktura ta została uzgodniona z rynkiem i zawiera zmiany w zakresie oznaczeń, kodów oraz dodatkowych pól informacyjnych.
Trzecia kluczowa zmiana to udostępnienie bibliotek SDK w językach Java i .NET. Ministerstwo Finansów przygotowało narzędzia ułatwiające integrację, wraz z dokumentacją i przykładami kodu. Dla firm informatycznych oraz zespołów IT w przedsiębiorstwach oznacza to prostsze i szybsze wdrażanie nowego API.
W API KSeF 2.0 zmienia się również sposób autoryzacji użytkowników oraz proces nadawania uprawnień. Bardziej szczegółowy podział ról i obowiązkowe wykorzystanie certyfikatów mają zwiększyć bezpieczeństwo, ale jednocześnie wymagają odpowiedniego przygotowania i testów.
API KSeF 2.0 zostało opublikowane wraz z dokumentacją techniczną i od września 2025 roku będzie dostępne w środowisku testowym. To daje firmom kilka miesięcy na przeprowadzenie integracji i sprawdzenie działania systemów. Produkcyjna wersja systemu wystartuje 1 lutego 2026 roku dla dużych przedsiębiorstw, a od 1 kwietnia 2026 roku obejmie wszystkich podatników.
Firmy, które nie zaczną testów odpowiednio wcześnie, mogą mieć problem z płynnym przejściem na obowiązkowe e-fakturowanie. Dlatego już teraz warto zaplanować prace wdrożeniowe i zadbać o przeszkolenie zespołu.
API KSeF 2.0 to nie tylko kwestia techniczna, ale także organizacyjna. Przedsiębiorstwa muszą przygotować swoje systemy finansowo-księgowe do szyfrowania, obsługi nowej struktury FA(3) i pracy z certyfikatami. Biura rachunkowe będą musiały zmienić sposób odbierania faktur – zamiast trafiać do skrzynki mailowej czy systemu klienta, będą one pobierane bezpośrednio z KSeF.
To wymusza zmianę procesów biznesowych, w tym obiegu dokumentów, komunikacji między działami oraz kontroli nad archiwizacją. Nie można też zapominać o konieczności przeprowadzenia testów z kontrahentami, aby mieć pewność, że wymiana faktur przebiega prawidłowo.
Jako producent i dystrybutor oprogramowania przygotowanego do obsługi API KSeF 2.0, oferujemy firmom gotowe narzędzia integracyjne. Nasze systemy wspierają szyfrowanie faktur, nową strukturę FA(3), obsługę certyfikatów i proces autoryzacji zgodny z nowymi wymogami.
Jednocześnie wiemy, że samo narzędzie to za mało. Dlatego organizujemy szkolenia i webinary, podczas których szczegółowo omawiamy zmiany wprowadzone przez API KSeF 2.0. Tłumaczymy, jak korzystać z bibliotek SDK, jak przygotować systemy do szyfrowania i jak zaplanować migrację z dotychczasowych rozwiązań. Dzięki temu przedsiębiorstwa i działy IT mogą nie tylko wdrożyć system, ale także zrozumieć jego logikę i sprawnie reagować na potencjalne problemy.
Czas na wdrożenie API KSeF 2.0 jest ograniczony, a zakres zmian znaczący. Każda firma, która zwleka z przygotowaniami, ryzykuje opóźnienia i komplikacje w momencie startu obowiązkowego e-fakturowania. Rozpoczęcie testów w środowisku KSeF jesienią 2025 roku będzie kluczowe, ale aby to zrobić, trzeba mieć już gotowe narzędzia i przeszkolony zespół.
Dlatego zachęcamy do skorzystania z naszego wsparcia. Oferujemy kompleksowe rozwiązanie – od oprogramowania zgodnego z API KSeF 2.0, przez szkolenia i webinary, aż po doradztwo techniczne. Dzięki temu firmy mogą spokojnie przygotować się na nadchodzące zmiany i potraktować je nie jako problem, ale jako szansę na usprawnienie procesów.
