Cyfryzacja polskiego podatnika przyspiesza. Krajowa Administracja Skarbowa opublikowała plan wdrażania kolejnych e-usług na najbliższe kwartały – obejmuje on rozbudowę e-Urzędu Skarbowego, nowe funkcjonalności w Krajowym Systemie e-Faktur oraz zmiany w Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych. Dla firm budowlanych i deweloperskich, które właśnie wdrażają obowiązkowy KSeF, oznacza to jedno: system, z którym trzeba się nauczyć pracować, będzie się dalej zmieniał.

Jakie nowe e-usługi i ułatwienia planuje skarbówka?

Krajowa Administracja Skarbowa realizuje plan informatyzacji obejmujący lata 2024–2028, aktualizowany co kwartał. W komunikatach dotyczących drugiej połowy 2026 roku resort zapowiedział kilka konkretnych zmian.

Rozbudowa e-Urzędu Skarbowego

Zaplanowana jest nowa odsłona serwisu e-US oraz aplikacji mobilnej, a także rozszerzenie katalogu spraw, które podatnik załatwi online – w tym możliwość złożenia wspólnego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej bezpośrednio przez e-US. Pojawi się też funkcja udostępnienia konta osobie trzeciej, co pozwoli bezpiecznie przekazać wgląd w rozliczenia księgowemu lub pełnomocnikowi bez konieczności odrębnych upoważnień papierowych.

Automatyzacja i nowe funkcje w KSeF

W samym Krajowym Systemie e-Faktur zapowiedziano możliwość zapisywania dodatkowych informacji biznesowych powiązanych z fakturą oraz wprowadzenie zbiorczego identyfikatora dla numerów KSeF – rozwiązania ułatwiającego grupowanie i wyszukiwanie dokumentów, które trafiły do systemu w ramach jednej transakcji lub jednego kontrahenta. Ministerstwo potwierdziło również, że po 2026 roku nadal będzie można uwierzytelniać się w systemie tokenami, co uspokaja część podatników obawiających się nagłej wymiany metod logowania.

Szybszy obieg informacji między urzędem a podatnikiem

Nowe usługi pojawią się także w ramach PUESC, a KAS zapowiada dalszy rozwój narzędzi wspierających automatyczną wymianę danych między systemami urzędu a oprogramowaniem księgowym firm. Kierunek jest jasny – mniej ręcznego wprowadzania danych, więcej automatycznej synchronizacji.

KSeF w branży budowlanej – dlaczego warto przygotować się już teraz?

Branża budowlana ma specyficzne potrzeby, których nie mają na przykład sklepy detaliczne czy firmy usługowe rozliczające się z pojedynczymi klientami indywidualnymi.

Setki faktur, zaliczki i rozliczenia etapowe

Generalny wykonawca prowadzący kilka inwestycji jednocześnie obsługuje miesięcznie dziesiątki, a często setki faktur – od podwykonawców, dostawców materiałów, wynajmujących sprzęt budowlany. Do tego dochodzą faktury zaliczkowe wystawiane na kolejnych etapach realizacji umowy, rozliczenia etapowe powiązane z protokołami odbioru robót oraz kaucje gwarancyjne, których terminowe rozliczenie wymaga precyzyjnego powiązania dokumentów księgowych z harmonogramem budowy.

Każda z zapowiadanych zmian – zbiorczy identyfikator numerów KSeF, dodatkowe pola na informacje biznesowe, automatyzacja wymiany danych z e-US – ma bezpośrednie przełożenie na to, jak sprawnie firma budowlana będzie w stanie ogarnąć ten strumień dokumentów. Zbiorczy identyfikator może na przykład ułatwić grupowanie wszystkich faktur związanych z jedną inwestycją lub jednym kontrahentem, co dziś często wymaga ręcznego sortowania w systemie księgowym.

Weryfikacja kontrahentów i poprawności dokumentów

Firma budowlana współpracuje z dużą liczbą podwykonawców, część z nich zmienia się między projektami, niektórzy pracują sezonowo. Rozwój e-usług w e-US, w tym łatwiejszy dostęp do danych rejestracyjnych i statusu VAT kontrahentów, ułatwia weryfikację, czy dany podwykonawca faktycznie jest czynnym podatnikiem VAT i czy jego faktury trafiają prawidłowo do systemu. To istotne zwłaszcza przy dużych kontraktach budowlanych, gdzie błąd w rozliczeniu jednego z wielu podwykonawców może skomplikować rozliczenie całej inwestycji.

Znaczenie stabilności metod logowania

Potwierdzenie, że tokeny pozostaną dostępną metodą uwierzytelniania także po 2026 roku, ma praktyczne znaczenie dla firm, które zintegrowały już swoje systemy księgowe z KSeF przy użyciu tokenów. Oznacza to, że nie trzeba w pośpiechu przebudowywać całej integracji – zmiany będą wprowadzane stopniowo, z zachowaniem kompatybilności wstecznej dla rozwiązań już wdrożonych.

Co to oznacza dla firm budowlanych w praktyce

Skarbówka nie zwalnia tempa w rozbudowie cyfrowych usług, a kierunek zmian – więcej automatyzacji, mniej ręcznej pracy, lepsza integracja między systemami – działa na korzyść firm budowlanych, które i tak muszą przetwarzać ogromne ilości dokumentów. Nie warto jednak czekać z wdrożeniem do ostatniej chwili, bo im wcześniej firma zautomatyzuje obieg faktur i dopasuje go do zmieniających się funkcjonalności KSeF, tym mniej problemów napotka przy kolejnych aktualizacjach systemu. Dołącz do firm, które bezpiecznie wdrażają cyfrowe fakturowanie, wybierając dedykowany program do KSeF dla budownictwa dostosowany do specyfiki branży budowlanej i deweloperskiej.

Dziedziczenie nieruchomości komercyjnej, działki pod inwestycję czy udziału w majątku po zmarłym deweloperze lub przedsiębiorcy budowlanym może uczynić z osoby małoletniej podatnika VAT. To scenariusz, który jeszcze niedawno wydawał się teoretyczny, a dziś ma już swoje potwierdzenie w interpretacjach skarbowych – i konkretne konsekwencje w postaci obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Kiedy małoletni staje się podatnikiem VAT?

Rynek nieruchomości komercyjnych zna sytuacje, w których dziecko dziedziczy po rodzicach lub dziadkach lokal użytkowy wynajmowany firmie, magazyn albo udział w inwestycji budowlanej. Taki majątek nie przestaje generować przychodu tylko dlatego, że jego właściciel nie ma jeszcze pełnej zdolności do czynności prawnych.

Realny przypadek – interpretacja KIS

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację dotyczącą 13-latka, który jest właścicielem mieszkania i czerpie z niego stały dochód z wynajmu. Wątpliwość, z którą zwrócili się opiekunowie dziecka, dotyczyła tego, kto powinien wystawiać faktury – rodzice czy sam nastolatek – oraz jak to się ma do obowiązku korzystania z KSeF.

Skarbówka rozstrzygnęła jednoznacznie: podatnikiem jest sam małoletni, a nie jego rodzice. Uzasadnienie opiera się na tym, że osoba fizyczna ma zdolność prawną od chwili urodzenia, a więc może być właścicielem majątku i osiągać z niego dochody niezależnie od wieku. Ciągłe i zarobkowe wynajmowanie nieruchomości spełnia przesłanki działalności gospodarczej na gruncie ustawy o VAT, co oznacza, że obowiązki dokumentacyjne – w tym wystawianie faktur w KSeF – dotyczą właściciela nieruchomości, a nie osób, które nim formalnie opiekują się na co dzień.

Czym różni się zdolność prawna od zdolności do czynności prawnych

To rozróżnienie jest kluczowe dla zrozumienia całej sytuacji. Zdolność prawną – czyli możliwość bycia podmiotem praw i obowiązków, w tym właścicielem majątku – każdy człowiek ma od urodzenia. Zdolność do czynności prawnych – czyli możliwość samodzielnego dokonywania czynności takich jak zawieranie umów – nabywa się stopniowo. Dzieci do 13. roku życia nie mają jej wcale, w ich imieniu działają rodzice lub opiekunowie. Między 13. a 18. rokiem życia zdolność ta jest ograniczona.

W praktyce oznacza to, że małoletni może być właścicielem odziedziczonego lokalu czy magazynu i formalnie być podatnikiem VAT z tego tytułu, ale sam nie zawrze umowy najmu ani nie zaloguje się samodzielnie do systemu skarbowego – te czynności musi wykonać w jego imieniu przedstawiciel ustawowy.

Jak KSeF podchodzi do małoletnich podatników?

System nie przewiduje wyjątku ze względu na wiek podatnika. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy każdego podatnika VAT prowadzącego działalność uznaną za gospodarczą w rozumieniu ustawy – zarówno czynnego, jak i zwolnionego – niezależnie od tego, czy jest to dorosły przedsiębiorca, czy kilkunastoletni właściciel odziedziczonej nieruchomości.

Kto fizycznie wystawia i wysyła faktury?

Skoro małoletni nie ma pełnej zdolności do czynności prawnych, w jego imieniu w systemie działają rodzice lub opiekunowie prawni jako przedstawiciele ustawowi. To oni logują się do KSeF, przygotowują dane faktury i wysyłają dokument do systemu – ale faktura formalnie wystawiana jest na dane małoletniego, z wykorzystaniem jego indywidualnego numeru NIP.

Procedura nadawania uprawnień w KSeF

Dostęp do systemu w imieniu małoletniego podatnika wymaga dopełnienia formalności analogicznych do tych, które znają firmy nadające uprawnienia swoim pracownikom. Kluczowym dokumentem jest zawiadomienie ZAW-FA, składane do urzędu skarbowego – od 1 stycznia 2026 roku wyłącznie elektronicznie, na przykład przez e-Urząd Skarbowy lub e-doręczenia (nie przez ePUAP). Zawiadomienie to pozwala wskazać osobę fizyczną – w tym przypadku rodzica lub opiekuna – która będzie uwierzytelniać się w systemie i wykonywać czynności w imieniu podatnika. Rodzic loguje się do KSeF własnym profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub certyfikatem KSeF, ale działa w kontekście danych podatkowych dziecka.

Warto podkreślić, że interpretacja KIS rozstrzygnęła kwestię tego, kto jest podatnikiem, ale nie odniosła się szczegółowo do wszystkich aspektów technicznych – w tym pełnego trybu upoważniania rodzica czy biura rachunkowego do bieżącej obsługi dokumentów. To obszar, w którym praktyka i kolejne interpretacje będą się jeszcze precyzować.

Praktyczny przykład z branży nieruchomości i budownictwa

Wyobraźmy sobie sytuację, w której dziecko dziedziczy po zmarłym rodzicu lokal użytkowy wynajmowany firmie budowlanej na biuro sprzedaży lub magazyn narzędzi. Czynsz wpływa co miesiąc, a najemca – jako czynny podatnik VAT prowadzący działalność gospodarczą – oczekuje prawidłowo wystawionej faktury do rozliczenia kosztów.

Jeśli wartość najmu przekracza próg pozwalający na korzystanie z okresu przejściowego wyłączającego z obowiązku KSeF, dokumentowanie czynszu musi odbywać się w pełni cyfrowo. Rodzic lub opiekun prawny, działając na podstawie ZAW-FA, loguje się do systemu i wystawia fakturę na dane małoletniego – z jego NIP-em, prawidłową stawką VAT i wszystkimi elementami wymaganymi dla faktury ustrukturyzowanej. Firma budowlana wynajmująca lokal odbiera taką fakturę z KSeF na dokładnie tych samych zasadach, na jakich odbiera faktury od dowolnego innego wynajmującego – system nie rozróżnia wieku wystawcy.

Co istotne, obowiązek korzystania z KSeF dotyczy przede wszystkim wynajmu na rzecz firm i innych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Jeśli małoletni wynajmuje lokal mieszkalny osobie prywatnej na cele mieszkaniowe, sytuacja wygląda inaczej – taki najem co do zasady nie generuje obowiązku fakturowania w systemie. Rozróżnienie to ma znaczenie praktyczne dla rodzin zarządzających odziedziczonym majątkiem, w którym część nieruchomości wynajmowana jest firmom, a część osobom prywatnym.

O czym pamiętać przy fakturowaniu w imieniu małoletniego

Skomplikowane procedury prawne związane z dziedziczeniem majątku przez małoletnich nie muszą oznaczać trudnego czy chaotycznego fakturowania. Kluczem jest zrozumienie, że obowiązek dotyczy podatnika – czyli dziecka jako właściciela majątku – natomiast czynności techniczne w systemie wykonuje w jego imieniu rodzic lub opiekun prawny na podstawie prawidłowo złożonego zawiadomienia ZAW-FA. Firmy budowlane i deweloperskie wynajmujące lokale czy magazyny od małoletnich właścicieli powinny mieć świadomość tej specyfiki przy weryfikacji kontrahentów i odbiorze faktur z KSeF. Wykorzystaj prosty w obsłudze program KSeF dla budownictwa i nieruchomości, aby łatwo zarządzać uprawnieniami w systemie i nadzorować rozliczenia najmu niezależnie od tego, kto formalnie jest właścicielem wynajmowanej nieruchomości.

Wiele osób fizycznych inwestuje w nieruchomości komercyjne – lokale pod biura budowlane, garaże, place składowe, magazyny – i wynajmuje je firmom, rozliczając przychód ryczałtem, bez wpisu do CEIDG. Najnowsza interpretacja Krajowej Informacji Skarbowej pokazuje jasno: brak zarejestrowanej działalności gospodarczej nie zwalnia z obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Przełomowa interpretacja KIS z lipca 2026 roku

Sprawa, która trafiła do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, dotyczyła kobiety wynajmującej magazyn podmiotowi gospodarczemu. Wynajmująca nie prowadziła zarejestrowanej działalności gospodarczej, nie była czynnym podatnikiem VAT, a przychody z najmu rozliczała ryczałtem. Dokumentowała transakcje zwykłym rachunkiem, a jej roczne wpływy z tego tytułu nie przekraczały 240 tysięcy złotych – czyli limitu zwolnienia podmiotowego z VAT obowiązującego od 2026 roku.

We wniosku o interpretację przedstawiła stanowisko, zgodnie z którym skoro nie prowadzi działalności gospodarczej i mieści się w limicie zwolnienia z VAT, nie powinna mieć obowiązku korzystania z KSeF. Dyrektor KIS nie zgodził się z tą argumentacją.

Dlaczego skarbówka uznała najem magazynu za działalność gospodarczą

W interpretacji indywidualnej z 10 lipca 2026 roku, sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.429.2026.2.MJ, organ wskazał, że sam fakt braku formalnie zarejestrowanej działalności gospodarczej nie oznacza automatycznie, że dana osoba pozostaje poza zakresem przepisów o VAT. Kluczowe znaczenie mają dwa kryteria wynikające bezpośrednio z ustawy o podatku od towarów i usług: ciągłość oraz odpłatność wykonywanych czynności.

Wynajmowanie magazynu przedsiębiorcy w sposób regularny, w zamian za czynsz wpływający cyklicznie, spełnia obie te przesłanki – niezależnie od tego, czy wynajmujący traktuje tę aktywność jako "prywatną" formę zarządzania majątkiem, czy jako biznes. W praktyce ustawa o VAT w ogóle nie zna pojęcia "najmu prywatnego" jako odrębnej od działalności gospodarczej kategorii – każdy najem spełniający kryteria ciągłości i odpłatności jest działalnością gospodarczą na gruncie tej ustawy, bez względu na to, jak jest rozliczany na potrzeby podatku dochodowego.

Dlaczego zwolnienie podmiotowe z VAT nie zwalnia z KSeF?

To jest pułapka, w którą wpada wielu właścicieli nieruchomości komercyjnych, w tym osoby wynajmujące budynki i place firmom budowlanym. Rozumowanie "nie mam VAT-u, więc nie mam KSeF" jest błędne w relacjach B2B.

Zwolnienie z VAT to nie to samo co zwolnienie z obowiązków dokumentacyjnych

Bycie podatnikiem VAT na gruncie ustawy nie oznacza automatycznie obowiązku odprowadzania tego podatku. Wynajmujący może korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotu) lub przedmiotowego, co oznacza, że nie nalicza VAT-u na wystawianych dokumentach. Nie zmienia to jednak faktu, że w świetle przepisów pozostaje podatnikiem VAT prowadzącym działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy – a to właśnie ten status decyduje o obowiązku korzystania z KSeF, nie fakt naliczania podatku.

Faktury wystawiane przez podatników zwolnionych z VAT – tak zwane faktury "bez VAT" – przy transakcjach na rzecz firm również muszą przybierać formę ustrukturyzowaną w Krajowym Systemie e-Faktur. Koniec z papierowymi rachunkami czy notami obciążeniowymi wystawianymi poza systemem – jeśli najemcą jest firma, dokumentowanie czynszu musi odbywać się cyfrowo, tak samo jak w przypadku każdego innego podatnika VAT.

Kiedy sytuacja wygląda inaczej

Warto zaznaczyć, że obowiązek dotyczy przede wszystkim relacji B2B i B2G. Jeśli właściciel nieruchomości wynajmuje lokal mieszkalny osobie prywatnej na cele mieszkaniowe, sytuacja jest odmienna – taki najem co do zasady pozostaje poza zakresem obowiązkowego fakturowania w KSeF, bo dotyczy konsumenta, a nie podmiotu gospodarczego. Rozróżnienie między najemcą-firmą a najemcą-konsumentem ma więc kluczowe znaczenie dla ustalenia, czy dana umowa najmu rodzi obowiązki systemowe.

Co to oznacza dla inwestorów rynku nieruchomości i budownictwa?

Branża budowlana i deweloperska jest szczególnie narażona na tę pułapkę interpretacyjną, ponieważ firmy z tego sektora bardzo często wynajmują nieruchomości właśnie od osób prywatnych – place składowe na czas realizacji inwestycji, magazyny narzędzi i materiałów, garaże na sprzęt, biura sprzedaży w lokalach użytkowych należących do prywatnych inwestorów.

Obowiązek uzyskania dostępu do KSeF

Osoba wynajmująca magazyn czy plac firmie budowlanej, która dotąd dokumentowała transakcję zwykłym rachunkiem, musi uzyskać techniczny dostęp do systemu. W praktyce oznacza to założenie profilu zaufanego lub uzyskanie podpisu kwalifikowanego, ewentualnie – jeśli wynajmujący zdecyduje się na obsługę przez pełnomocnika, na przykład biuro rachunkowe – złożenie zawiadomienia ZAW-FA wskazującego osobę uprawnioną do wystawiania faktur w jego imieniu.

Obowiązek wysyłania faktur za czynsz i media w formacie XML

Od momentu, w którym wynajmujący zostaje objęty obowiązkiem KSeF, nie może już przekazywać najemcy dokumentu w formie papierowej ani jako pliku PDF wysyłanego mailem. Faktura za czynsz, a często też za refakturowane media, musi zostać wystawiona jako faktura ustrukturyzowana i przesłana do systemu, gdzie otrzymuje numer KSeF i staje się dostępna dla najemcy.

Dla firm budowlanych i deweloperskich wynajmujących nieruchomości od osób prywatnych oznacza to konieczność weryfikacji, czy dany wynajmujący faktycznie dopełnił formalności i wystawia faktury prawidłowo. Brak takiej weryfikacji może skutkować sytuacją, w której firma nie ma podstawy do rozliczenia kosztów najmu, bo otrzymany dokument nie spełnia wymogów faktury ustrukturyzowanej.

Co zrobić, żeby uniknąć problemów z rozliczeniem

Nie trzeba być księgowym ani prowadzić pełnej zarejestrowanej działalności gospodarczej, by szybko i bezstresowo wystawiać faktury najmu w KSeF – ale trzeba mieć świadomość, że sam brak wpisu do CEIDG czy korzystanie ze zwolnienia z VAT nie zwalnia z obowiązków systemowych, jeśli najemcą jest firma. Właściciele nieruchomości komercyjnych wynajmowanych firmom budowlanym oraz same firmy budowlane weryfikujące swoich wynajmujących powinni już dziś sprawdzić, czy ich rozliczenia są zgodne z aktualną wykładnią przepisów. Sprawdź, jak intuicyjny program KSeF dla nieruchomości i rynku budowlanego pozwala wystawić fakturę za najem w mniej niż minutę, niezależnie od tego, czy wynajmujący prowadzi zarejestrowaną działalność, czy rozlicza się jako osoba prywatna.