Stopniowo wprowadzany Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma na celu ustandaryzowanie procedury wystawiania faktur i ułatwienie życia polskich przedsiębiorców. Aktualnie korzystanie z systemu KSeF jest dobrowolne, ale Ministerstwo Finansów zapowiada, że w przyszłości się to zmieni. Wielu właścicieli firm, a także osób fizycznych wystawiających faktury nie jest do końca przekonanych do zupełnego zautomatyzowania procesu wystawiania faktur, m.in. przez awaryjność i zawodność technologii. Czy twórcy systemu KSeF przewidzieli sytuację, w której przedsiębiorca chce wystawić fakturę, a system po prostu odmawia posłuszeństwa? Co zrobić, kiedy KSeF nie działa? W niniejszym artykule odpowiemy na te pytania.
Awaria systemu to sytuacja, w której użytkownik nie ma dostępu do zasobów i funkcji systemu i nie było to wcześniej zaplanowane. Może to być np. awaria serwera, atak hakerski, problem z oprogramowaniem, awaria sieci telekomunikacyjnej obsługującej system. Jeśli dojdzie do awarii, to Ministerstwo Finansów ma obowiązek poinformowania o zaistniałej sytuacji w specjalnym komunikacie, a dodatkowo poinformować powtórnie, gdy awaria ulegnie naprawie i system wróci do swojej normalnej pracy. W czasie awarii KSeF-u przedsiębiorca ma prawo do wystawienia faktury poza systemem, ale faktura nadal powinna być zapisana w formacie XML. Dodatkowo do nabywcy fakturę należy dostarczyć w formacie PDF lub w formie papierowej. Po ustąpieniu awarii podatnik ma obowiązek wprowadzenia jej do systemu KSeF w ciągu siedmiu dni roboczych.
Niedostępność systemu to zaplanowane zablokowanie dostępu do zasobów i funkcji systemu. Mogą to być na przykład okresowe prace serwisowe. W tym przypadku również Ministerstwo Finansów ma obowiązek poinformowania o pracach serwisowych w specjalnym ogólnodostępnym komunikacie. Od zakończenia terminu niedostępności systemu (zazwyczaj jest to sytuacja krótkotrwała) podatnik ma tylko jeden dzień roboczy na wprowadzenie do systemu KSeF faktur wystawionych w czasie trwania niedostępności.
Brak dostępu do systemu może wynikać również z problemów z łącznością po stronie podatnika. W takim przypadku przedsiębiorca również ma prawo do wystawienia faktury offline, poza platformą, ale w tej sytuacji również musi wprowadzić fakturę do systemu KSeF w ciągu jednego dnia roboczego od chwili ustania powodu braku dostępu do systemu.
Ministerstwo Finansów informuje, że w czasie niedostępności do systemu KSeF faktury i tak należy wystawiać, tak jak było to robione wcześniej, poza systemem. Istotnym jest, że podatnik musi zachować strukturę faktury ustaloną przez Ministerstwo, zapisać ją w formacie XML, a także zamieścić na niej kod QR, który pozwoli wprowadzić ją później do systemu KSeF. Wszystkie warunki obowiązujące podatnika na platformie będą obowiązywały go również poza nią. Aktualnie z systemu można korzystać dobrowolnie, ale kiedyś stanie się on obowiązkowym narzędziem do wprowadzania faktur, dlatego warto już teraz dokładnie przyjrzeć się wymogom dostępnym do wglądu na stronie Ministerstwa. Dodatkowo bardzo ważnym jest, żeby pamiętać o wprowadzeniu takiej faktury do systemu KSeF zaraz po przerwaniu awarii lub niedostępności do systemu, a także gdy ustaną problemy z dostępem po stronie podatnika.
W czasie awarii KSeF może się wydarzyć tak, że faktura wystawiona poza platformą trafi do nabywcy i zostanie zaksięgowana szybciej, niż zostanie przywrócony dostęp do systemu. Nie należy wtedy księgować drugi raz tej faktury wprowadzonej do KSeF. W przypadku awarii systemu faktura papierowa lub w formacie .pdf ma taką samą moc prawną jak faktura w systemie KSeF, dlatego nie ma potrzeby i nie powinno się księgować jej znów.
Istnieje też możliwość, w której awaria lub niedostępność była na tyle krótka, że faktura wystawiona w wersji papierowej nie dotarła jeszcze do nabywcy, lub nie została przez niego zaksięgowana, a w systemie została już wprowadzona, pobrana przez nabywcę i zaksięgowana. Wtedy nie należy już księgować tej faktury w wersji papierowej. Aby uniknąć zamieszania i nieporozumień, zwłaszcza w firmach gdzie tych faktur generuje się sporo, warto oznaczać jakoś faktury wystawiane w trakcie awarii systemu, aby łatwiej było je rozpoznać przy regularnym księgowaniu.
Podsumujmy sobie terminy wystawiania faktur po ustaniu awarii lub zakończeniu niedostępności do systemu:
Należy pamiętać o zachowaniu poprawności struktury faktur.
