Od 1 lutego 2026 r. praktycznie każdy przedsiębiorca w Polsce będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), aby wystawiać, wysyłać i odbierać faktury ustrukturyzowane. W związku z tym kluczową kwestią jest uzyskanie dostępu do systemu oraz odpowiednie nadanie uprawnień osobom, które będą obsługiwać faktury w imieniu firmy. Właśnie w tym celu stosuje się formularz ZAW-FA.
Formularz ZAW-FA (Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF) to oficjalny dokument składany do właściwego Urzędu Skarbowego. Za jego pomocą przedsiębiorca lub osoba uprawniona wskazuje, kto w danym podmiocie będzie miał pierwszeństwo w dostępie do KSeF. To właśnie ta osoba – po zatwierdzeniu przez urząd – uzyskuje możliwość nadawania i odbierania uprawnień kolejnym użytkownikom systemu, np. pracownikom firmy, członkom zarządu czy biurom rachunkowym.
W praktyce formularz ZAW-FA jest więc pierwszym krokiem do wdrożenia KSeF w przedsiębiorstwie, szczególnie w przypadku spółek i organizacji posiadających osobowość prawną.
Nie każdy przedsiębiorca ma obowiązek składać ZAW-FA. Wymóg ten dotyczy wyłącznie podmiotów niebędących osobą fizyczną, czyli m.in.:
Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie muszą wypełniać formularza – mają automatyczny dostęp do KSeF i mogą zalogować się do systemu bez dodatkowych zgłoszeń.
W przypadku spółek i organizacji to właśnie formularz ZAW-FA wskazuje, kto jako pierwszy uzyska prawo do logowania się i zarządzania uprawnieniami w systemie. Dopiero po akceptacji przez Urząd Skarbowy można nadawać dalsze uprawnienia, np. dla biura rachunkowego lub innych użytkowników.
Aktualna wersja druku (ZAW-FA(2)) jest dostępna na stronie Ministerstwa Finansów: https://www.podatki.gov.pl/media/8968/zaw-fa-02-08.pdf.
Wypełniony dokument należy przesłać lub złożyć właściwemu miejscowo Urzędowi Skarbowemu, w zależności od siedziby spółki lub organizacji. Można to zrobić na dwa sposoby:
Na rok 2025 nie ma jeszcze możliwości elektronicznego złożenia formularza. Ministerstwo Finansów potwierdza, że ZAW-FA można przesłać wyłącznie w formie papierowej – poprzez osobiste dostarczenie do urzędu lub wysłanie pocztą. Nie ma więc opcji przekazania dokumentu przez ePUAP, Profil Zaufany czy podpis kwalifikowany w formie online.
(!) To ważna informacja, ponieważ wiele przedsiębiorstw błędnie zakłada, że wszystkie formularze KSeF-owe można przesyłać elektronicznie. W tym przypadku konieczne jest zachowanie klasycznej formy papierowej.
Choć obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie dopiero w 2026 r., nie warto zwlekać z formalnościami. Eksperci przewidują, że na początku 2026 roku urzędy skarbowe zostaną zasypane tysiącami zgłoszeń, co może znacznie wydłużyć czas oczekiwania na nadanie uprawnień. Dlatego rekomendowane jest, aby formularz ZAW-FA złożyć jeszcze w 2025 roku, najlepiej w IV kwartale, tak by mieć pewność, że uprawnienia zostaną przyznane z odpowiednim wyprzedzeniem.
Warto pamiętać, że bez nadanego uprawnienia pierwszej osoby firma nie będzie mogła rozpocząć pracy w KSeF ani udzielać dostępu księgowym czy współpracującym biurom rachunkowym.
Tak, jeśli spółka chce uzyskać pierwszy dostęp do KSeF. Bez tego nie będzie możliwe logowanie i wystawianie faktur w systemie.
To zależy od reprezentacji spółki. W spółce cywilnej wystarczy podpis jednego wspólnika, natomiast w spółkach kapitałowych podpisują osoby zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi w KRS lub umowie spółki.
Zazwyczaj kilka dni roboczych, jednak w przypadku dużej liczby wniosków czas ten może się wydłużyć.
Nie. Formularz musi złożyć sam przedsiębiorca lub osoba uprawniona do reprezentacji. Dopiero po otrzymaniu uprawnień możliwe jest ich przekazanie biuru rachunkowemu w systemie KSeF.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to proces, który wymaga przygotowania zarówno technicznego, jak i organizacyjnego. Firmy z sektora budowlanego i deweloperskiego, które na co dzień wystawiają liczne faktury, powinny jak najszybciej zadbać o kwestie formalne, aby uniknąć przestojów i problemów z płatnościami w 2026 roku. Wczesne złożenie ZAW-FA to gwarancja, że Twoja firma będzie gotowa na zmiany i nie zostanie zaskoczona obowiązkiem KSeF w ostatniej chwili.
Cyfrowa rewolucja w fakturowaniu już się rozpoczęła. Przedsiębiorcy z branży budowlanej i deweloperskiej powinni wiedzieć, na jakim etapie jest wdrażanie KSeF, jakie działania należy podjąć w 2025 roku i kiedy obowiązek korzystania z systemu stanie się powszechny. Sprawdź, co już się wydarzyło i co jeszcze przed nami.
Źródło: https://ksef.podatki.gov.pl/
