Krajowy System e-Faktur powstał w celu zmodernizowania i ustandaryzowania polskiego systemu podatkowego. Od 1 stycznia 2022 roku dobrowolnie umożliwia przedsiębiorcom wygodne i efektywne zarządzanie fakturami swojej działalności. Ministerstwo Finansów poinformowało w styczniu 2024 roku, że obligatoryjne korzystanie z KseF-u nie będzie wprowadzone w życie w bieżącym roku, ale na pewno w najbliższych latach będzie miało miejsce. Przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie zdecydowali się na korzystanie z tego systemu mają obawy co do wdrożenia KSeF w życie. Między innymi jedną z nich jest wątpliwość, czy KSeF jest bezpiecznym systemem dla tak wrażliwych danych, jakimi są faktury przedsiębiorstwa? Czy nasze dane są chronione odpowiednie przed atakami hakerów?
We wrześniu 2022 roku na oficjalnym portalu rządowym pojawiła się nota, że system KSeF działa prawidłowo i jest bezpieczny dla użytkowników. W Krajowym Systemie e-Faktur wszystkie dane oraz komunikacja są szyfrowane, a aby skorzystać z serwisu i wprowadzać ważne zmiany trzeba przejść autoryzację i proces uwierzytelnienia. Faktura wprowadzona do systemu przez nieuprawnionego użytkownika nie zostanie uznana za wprowadzoną i zaksięgowaną, o czym wspominaliśmy we wpisie o wycofywaniu błędnych faktur z systemu KSeF Dodatkowo system jest regularnie aktualizowany.
System został udostępniony do użytku przez oficjalne organy rządowe. Dla potwierdzenia jego wiarygodności i wszystkich aspektów zabezpieczenia danych odbywają się oficjalne regularne audyty bezpieczeństwa przeprowadzane przez niezależne zewnętrzne firmy pozarządowe. System KSeF musi oczywiście za każdym razem taki audyt przejść pozytywnie, gdyż w razie wszelkich nieprawidłowości nie byłby udostępniony do ogólnego użytku. Dotychczasowe wykryte błędy w działaniu systemu nie dotyczyły bezpieczeństwa danych, tylko wydajności samego działania procesów wystawiania i otrzymywania faktur. KSeF jest utrzymywany przez Centrum Informatyki Resortu Finansów i jego działanie jest nadzorowane 24 godziny na dobę. Korzystanie z systemu jest możliwe tylko po potwierdzeniu swojej identyfikacji za pomocą Profilu Zaufanego lub cyfrowego podpisu.
Pomimo że zachowane są wszelkie procedury bezpieczeństwa znajdzie się wielu przezornych przedsiębiorców, którzy będą szukali odpowiedzi na pytanie, jak mogą dodatkowo uchronić swoje dane przed złośliwymi oprogramowaniami i atakami hakerskimi. Przede wszystkim już teraz, póki korzystanie z systemu KSeF jest dobrowolne, warto jak najwięcej edukować się w tej dziedzinie, dowiadywać się o prosperowaniu systemu i uaktualniać na bieżąco swoją wiedzę. Pracownicy, którzy będą bezpośrednio odpowiedzialni za wystawianie, odbieranie i księgowanie faktur powinni zostać przeszkoleni w temacie działania i poruszania się w systemie KSeF. Warto również na bieżąco aktualizować oprogramowanie antywirusowe i programy zintegrowane z systemem wystawiania faktur.
Oprócz powyżej wymienionych środków bezpieczeństwa takich jak autoryzacja i uwierzytelnianie użytkownika, regularne audyty bezpieczeństwa, szyfrowanie danych i używanie oprogramowań antywirusowych system KSeF i zawarte w nim dane są chronione również fizycznie. Serwery, na których przechowywane są dane, znajdują się w bezpiecznych centrach danych, które są chronione całodobowo przed nieupoważnionym dostępem osób trzecich. Charakter rządowy systemu nie pozwala na uchybienia w żadnym z aspektów przechowywania danych. Osoby niepowołane nie posiadają informacji o lokalizacji serwerów danych.