Z Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy i osoby fizyczne mogą korzystać dobrowolnie już od 1 stycznia 2022 roku, a w przyszłości wystawianie faktur strukturyzowanych za pomocą systemu KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym. Jedną z obaw przedsiębiorców dotyczących fakturowania w KSeF jest jakże dobrze nam znany czynnik błędu ludzkiego, czyli pomyłki w fakturach wystawianych w systemie, znalezionych dopiero po przesłaniu dokumentu. Czy wycofanie faktury już wysłanej do KSeF jest możliwe? Czy system KSeF pozwala na anulowanie błędnie wystawionej faktury? Kiedy można nanieść korekty na wystawioną fakturę?
Na ten moment faktury, które zawierają błędy rachunkowe lub faktury nie bilansujące się ze względu na np. źle przepisaną kwotę sprzedaży/wykonania usługi i tak zostaną przyjęte do systemu KSeF i zostanie im nadany numer KSeF. Krajowy System e-Faktury nie weryfikuje błędów obliczeniowych. W takim przypadku nie można wycofać błędnej faktury i będzie trzeba wystawić fakturę korygującą z poprawną kwotą faktury. W ten sposób błędnie wystawiona faktura zostanie niejako unieważniona. Na szczęście system KSeF zezwala na nieograniczoną ilość korygowania faktur, więc nie trzeba się obawiać. Warto jednak sprawdzić dane na fakturze przed ich wysyłką do systemu.
W przypadku wysłania do systemu faktury, w której przez pomyłkę podano błędny numer NIP taka faktura – pod warunkiem że spełnia wszystkie wymogi systemu KSeF – zostanie z powodzeniem przesłana do nabywcy o podanym numerze NIP. W takim razie tutaj znów – nie ma możliwości wycofania czy też usunięcia takiej faktury z systemu KSeF. Jednak tutaj nie wystarczy jedynie samo wprowadzenie faktury korygującej z poprawnym numerem NIP do systemu, ponieważ zmieni się odbiorca faktury – błędny nabywca będzie miał samą pierwotną fakturę, a prawidłowy – samą korektę. Aby naprawić błąd błędnego numeru identyfikującego nabywcę należy najpierw wystawić fakturę korygującą „do zera” (na zerową kwotę) na ten sam błędny numer NIP i wystawić nową odrębną fakturę (nie korygującą!) na prawidłowy numer NIP.
Jeśli natomiast błędem jest np. nieprawidłowy adres nabywcy, to wystarczy do systemu wprowadzić samą fakturę korygującą z poprawionym adresem, tak jak w przypadku błędnej kwoty. W tym przypadku adres NIP nabywcy się nie zmienia, więc nie ma potrzeby zerowania faktury.
Istnieją przypadki, w których przesłana przez nas faktura zostanie odrzucona przez system KSeF. Przede wszystkim przesyłana faktura strukturyzowana musi być zgodna ze strukturą logiczną FA(1) i FA(2). W strukturze pliku istnieją pola nieobowiązkowe, które w niektórych przypadkach stają się polami obowiązkowymi do wypełnienia, mimo że dotyczą elementów, które nie są wymagane w ustawie o VAT. Jeśli faktura przesłana przez nas została odrzucona, to oznacza to tyle, że struktura przesyłanego przez nas pliku jest niezgodna z wzorem logicznym pliku, podanym do wglądu na oficjalnej stronie rządowej. Drugą możliwością odrzucenia faktury przez system jest wystawienie jej przez osobę nieuprawnioną do tego. Kiedy faktura zostaje odrzucona to nie otrzymuje ona numeru KSeF, więc nie trzeba ani jej anulować, ani korygować. Ona nie będzie uznana za fakturę wystawioną. Jeśli przedsiębiorca chce doprowadzić wystawienie tej faktury do skutku, to musi poprawić błędy w strukturze pliku. Najlepiej przeprowadzać poprawne wystawianie faktur w systemach sprawdzających zgodność pliku .xml ze wzorem struktury logicznej F(1) i FA(2), aby uniknąć błędu ludzkiego i ominąć opisaną sytuację.
