Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to krok milowy w cyfryzacji dokumentacji finansowej w Polsce. Dzięki KSeF firmy mogą sprawniej zarządzać fakturami, a procesy księgowe stają się bardziej efektywne i przejrzyste. W tym artykule przedstawimy kluczowe aspekty dotyczące faktur KSeF, takie jak przygotowanie, archiwizowanie oraz pobieranie faktur z KSeF.

E-Faktura KSeF - czym się różni od standardowej faktury?

E-Faktura KSeF to faktura wystawiana i przechowywana w Krajowym Systemie e-Faktur. Różni się ona od standardowej faktury papierowej oraz elektronicznej (np. w formacie PDF) w kilku kluczowych aspektach:

• Ustrukturyzowany format: Faktura KSeF jest fakturą strukturyzowaną, co oznacza, że jej format jest jednolity i zgodny z określonym schematem XML, co ułatwia jej automatyczne przetwarzanie.
• Automatyczna weryfikacja: System KSeF automatycznie sprawdza poprawność danych zawartych w fakturze, co minimalizuje ryzyko błędów.
• Centralne przechowywanie: Faktury są przechowywane w centralnym systemie, co zapewnia ich integralność i dostępność dla uprawnionych podmiotów.
• Natychmiastowa dostępność: Po wystawieniu faktury w systemie KSeF jest ona natychmiast dostępna dla odbiorcy, co przyspiesza procesy księgowe i rozliczeniowe.

Pobieranie faktur z KSeF - jak to zrobić?

Pobieranie faktur z KSeF jest procesem prostym i intuicyjnym. Oto kroki, które należy wykonać:

1. Logowanie do systemu: Przedsiębiorca loguje się do KSeF za pomocą swoich danych uwierzytelniających.
2. Wyszukiwanie faktur: W systemie dostępne są narzędzia do wyszukiwania faktur na podstawie różnych kryteriów, takich jak data wystawienia, numer faktury czy NIP kontrahenta.
3. Pobieranie dokumentu: Po znalezieniu odpowiedniej faktury, można ją pobrać w formacie XML lub innym dostępnym formacie, w zależności od potrzeb.

Nasza firma oferuje szkolenia z zakresu KSeF, które szczegółowo omawiają proces pobierania i zarządzania fakturami w systemie KSeF, co pozwala na pełne wykorzystanie jego możliwości.

Czy faktura KSeF może być zapisana w wersji roboczej? Bufor faktur

Tak, system KSeF umożliwia zapisywanie faktur w wersji roboczej, co jest niezwykle przydatne dla firm, które potrzebują więcej czasu na weryfikację danych przed ostatecznym wystawieniem dokumentu. Wersje robocze są przechowywane w buforze faktur, gdzie mogą być edytowane i poprawiane przed wysłaniem do odbiorcy.

Korzyści z korzystania z bufora faktur:

• Eliminacja błędów: Możliwość wielokrotnej edycji faktury przed jej ostatecznym zatwierdzeniem.
• Zarządzanie czasem: Umożliwia planowanie i stopniowe wprowadzanie faktur do systemu.
• Wygoda: Pozwala na przechowywanie i organizowanie faktur w jednym miejscu przed ich formalnym wystawieniem.

Faktury zakupowe i faktury sprzedażowe w KSeF - jak je przygotować i przechowywać?

W systemie KSeF można zarządzać zarówno fakturami zakupowymi, jak i sprzedażowymi. Poniżej przedstawiamy, jak przygotować i przechowywać te dokumenty:

1. Faktury sprzedażowe:
   • Przygotowanie: Tworzenie faktury sprzedażowej w systemie księgowym, zgodnie z wymogami KSeF.
   • Wystawienie: Przesyłanie faktury do KSeF, gdzie zostaje ona zarejestrowana i otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny.
   • Przechowywanie: Faktura jest przechowywana w centralnym systemie KSeF, skąd można ją pobierać i przeglądać.
2. Faktury zakupowe:
   • Odbiór: Faktury zakupowe przesyłane przez kontrahentów trafiają bezpośrednio do KSeF.
   • Weryfikacja: System automatycznie weryfikuje poprawność danych zawartych w fakturze.
   • Przechowywanie: Przechowywane są w centralnym systemie, co ułatwia ich archiwizację i kontrolę.

Przygotowanie i przechowywanie faktur w KSeF zapewnia zgodność z przepisami prawa oraz umożliwia lepsze zarządzanie dokumentacją finansową. Nasza firma oferuje program do obsługi firmy budowlanej, który wspiera integrację z KSeF, umożliwiając łatwe zarządzanie fakturami sprzedażowymi i zakupowymi.