Jak wypełnić ZAW-FA – zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF?

2025-10-16

Spis treści:

Od 1 lutego 2026 roku każdy przedsiębiorca będzie musiał wystawiać i odbierać faktury za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Aby jednak firma mogła korzystać z systemu, konieczne jest wcześniejsze wskazanie osoby, która otrzyma pierwsze uprawnienia – a to odbywa się poprzez złożenie formularza ZAW-FA. W tym artykule wyjaśniamy krok po kroku, jak wypełnić ZAW-FA i uniknąć błędów, które mogłyby opóźnić proces nadania dostępu.

Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF - czym jest?

ZAW-FA, czyli Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, to urzędowy druk służący do wskazania osoby, która będzie mogła korzystać z KSeF w imieniu przedsiębiorstwa. Wypełnienie dokumentu jest niezbędne dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi – czyli dla spółek, fundacji, stowarzyszeń czy jednostek organizacyjnych. To właśnie ten formularz pozwala urzędowi skarbowemu przypisać pierwsze uprawnienie do danej osoby. Dopiero po jego zatwierdzeniu możliwe jest nadawanie dostępu kolejnym użytkownikom, np. biuru rachunkowemu lub księgowym.

Sekcja A – miejsce i cel składania zawiadomienia

W tej części określa się, kto składa formularz, do jakiego urzędu trafia dokument i jaki jest cel jego złożenia.

Pole 1 – wpisz NIP przedsiębiorcy lub spółki, w imieniu której składane jest zawiadomienie.
Pola 2 i 3 – pozostawia się puste; wypełnia je urząd skarbowy.
Pole 4 – zaznacz tylko, jeżeli składane jest więcej niż jedno ZAW-FA.
Pole 5 – wpisz pełną nazwę właściwego urzędu skarbowego zgodnie z siedzibą firmy.
Pole 6 – wybierz jeden z trzech celów:
1. Nadanie uprawnień – wskazanie osoby, która uzyska dostęp do KSeF.
2. Odebranie uprawnień – odebranie prawa do korzystania z systemu wcześniej uprawnionej osobie.
3. Zgłoszenie danych podpisu elektronicznego – w sytuacji, gdy kwalifikowany podpis nie zawiera NIP ani PESEL.

Sekcja B – dane podmiotu nadającego lub odbierającego uprawnienia

To jedna z najważniejszych części formularza. W tym miejscu wpisujesz dane przedsiębiorstwa, które nadaje lub odbiera uprawnienia w KSeF.

Pole 7 – zaznacz, czy zawiadomienie składa:
1. Podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka),
2. Organ egzekucyjny,
3. Osoba fizyczna (np. jednoosobowy przedsiębiorca).
Pola 8–17 – uzupełnij o pełną nazwę firmy oraz adres siedziby (ulica, numer, kod pocztowy, miejscowość).
Pole 18 – możesz podać numer telefonu kontaktowego.
Pole 19 – obowiązkowo wpisz adres e-mail, na który urząd skarbowy prześle potwierdzenie nadania lub odebrania uprawnień.

Sekcja C – dane osoby uprawnionej do korzystania z KSeF

Ta część dotyczy osoby, której chcesz nadać dostęp do systemu (np. członka zarządu, wspólnika lub księgowego).

Pole 20 – zaznacz identyfikator:
1. NIP,
2. PESEL,
3. Brak identyfikatora – jeśli osoba nie ma polskiego NIP ani PESEL (np. nierezydent).
Pole 21 – wpisz numer identyfikacyjny wybrany powyżej.
Pola 22–23 – wpisz nazwisko i imię osoby uprawnionej.
Pole 24 – w przypadku osób bez NIP i PESEL wpisz datę urodzenia.
Pola 25–27 – wypełnij tylko wtedy, gdy w polu 20 zaznaczono „brak identyfikatora” – należy podać dane dokumentu tożsamości (rodzaj, numer, kraj wydania).
Pola 28–36 – wpisz adres zamieszkania osoby uprawnionej.
Pole 37 – numer telefonu (opcjonalnie).
Pole 38 – adres e-mail osoby uprawnionej – pole obowiązkowe, ponieważ na ten adres przyjdzie informacja o nadaniu lub cofnięciu uprawnień.

Jeżeli w sekcji A zaznaczono opcję „zgłoszenie danych podpisu elektronicznego”, sekcji C nie wypełnia się.

Sekcja D – dane kwalifikowanego podpisu elektronicznego

W tej sekcji należy wprowadzić dane identyfikujące podpis kwalifikowany niezawierający numeru NIP ani PESEL, np. tzw. skrót SHA-256.
Sekcję tę wypełnia się tylko w dwóch przypadkach:

gdy w sekcji A wybrano opcję „zgłoszenie danych podpisu elektronicznego”,
lub gdy osoba z sekcji C nie posiada NIP ani PESEL, a jedynie podpis kwalifikowany bez tych danych.

Sekcja E – podpis podatnika lub osoby reprezentującej

To końcowa część formularza, w której podpisują się osoby składające zawiadomienie.

Wpisz imię, nazwisko i stanowisko osoby podpisującej.
Jeśli spółka ma wieloosobową reprezentację, każdy z uprawnionych reprezentantów musi podpisać dokument.
W przypadku spółki cywilnej wystarczy podpis jednego wspólnika.

W sytuacji, gdy reprezentacja liczy więcej niż sześć osób, należy dołączyć dodatkowy formularz ZAW-FA z listą pozostałych podpisów.

Gdzie i jak złożyć formularz ZAW-FA?

Jeśli już wiesz jak wypełnić ZAW-FA to teraz czas na odpowiedź na pytanie: jak i gdzie go złożyć? Otóż, formularz ZAW-FA składa się wyłącznie w formie papierowej – nie można go przesłać elektronicznie przez ePUAP czy Profil Zaufany.
Dokument należy:

złożyć osobiście w urzędzie skarbowym, lub
wysłać listem poleconym na adres właściwego urzędu.

Po zarejestrowaniu zgłoszenia urzędnik sprawdza je pod względem formalnym (m.in. kompletność danych i podpisów) i wprowadza uprawnienie do systemu KSeF.