Prowadzenie inwestycji budowlanych oraz projektów deweloperskich nieodłącznie wiąże się ze zmianami w trakcie ich realizacji. Modyfikacje projektów lokali, rewaloryzacja cen materiałów, nakładanie kar umownych czy ostateczne obmiary powykonawcze to codzienność, która niemal zawsze wymaga wystawienia korekty do pierwotnej faktury.
Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dotychczasowe zasady wystawiania i rozliczania faktur korygujących uległy jednak sporej zmianie. Jak bezpiecznie sprostować rozliczenia finansowe w firmie budowlanej i u dewelopera, unikając błędów w podatku VAT?
Do tej pory kluczowym wyzwaniem przy korektach in minus (zmniejszających wartość sprzedaży) było uzyskanie formalnego potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Dopiero posiadanie dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie warunków korekty pozwalało wystawcy na obniżenie podstawy opodatkowania VAT.
W systemie KSeF proces ten ulega znacznemu uproszczeniu pod względem technicznym. Faktura korygująca trafia do odbiorcy automatycznie w momencie przesłania jej do KSeF i nadania jej numeru systemowego. To właśnie data przesłania do KSeF staje się oficjalną datą wystawienia dokumentu.
Brak konieczności gromadzenia tradycyjnych „potwierdzeń odbioru” nie zwalnia jednak z obowiązku posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie nowych warunków (np. podpisanych aneksów, ustaleń kosztorysowych czy protokołów obmiarowych).
W działalności deweloperskiej jednym z najczęstszych powodów wystawiania korekt są różnice między projektowaną a rzeczywistą powierzchnią użytkową lokalu, ujawnione po obmiarze powykonawczym (geodezyjnym).
Przykład deweloperski:
Klient wpłacił raty na poczet mieszkania o projektowanej powierzchni 50 m². Po inwentaryzacji geodezyjnej okazuje się, że lokal ma 49,3 m². Deweloper musi zwrócić różnicę i wystawić korektę do wcześniejszych faktur zaliczkowych lub faktury końcowej.
W KSeF każda taka korekta wymaga precyzyjnego powiązania z numerem KSeF faktury pierwotnej (lub faktur zaliczkowych). Podobnie sytuacja wygląda przy rezygnacji klienta ze zmian lokatorskich (np. rezygnacja z dodatkowych punktów elektrycznych czy wyburzenia ścianek na etapie budowy) – dokumentacja źródłowa musi ściśle odpowiadać danym przesyłanym w pliku XML.
Na placu budowy relacje między generalnym wykonawcą a podwykonawcami generują z kolei odmienne wyzwania:
Dynamiczne zmiany na budowach – od korekt powierzchni lokali deweloperskich po renegocjacje kosztorysów podwykonawców – wymagają natychmiastowej reakcji w systemie finansowo-księgowym. Rozwiązania, które oferuje nowoczesny program do zarządzania firmą budowlaną Express Develogic, pozwalają na płynne generowanie faktur korygujących spójnych z wymaganiami KSeF oraz automatyczne wiązanie ich z budżetem danej budowy.
Systematyczne monitorowanie i automatyzacja korekt w KSeF zapobiegają powstawaniu zaległości podatkowych, eliminują ryzyko błędnego wykazania okresu rozliczeniowego i gwarantują pełną spójność danych finansowych z realnym stanem zaawansowania inwestycji.
