Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi znaczące ułatwienie w zarządzaniu fakturami oraz ich archiwizacji, co ma również istotne implikacje dla procesu audytu finansowego. System ten, poprzez cyfryzację dokumentacji faktur, wprowadza nowe możliwości i wyzwania dla przedsiębiorców oraz audytorów. 

KSeF a audyt finansowy - nowe możliwości

System KSeF znacząco wpływa na proces audytu finansowego, oferując audytorom bezprecedensowy dostęp do zdigitalizowanych i ustrukturyzowanych danych faktur. To ułatwia szybsze przetwarzanie informacji i zwiększa przejrzystość dokumentacji finansowej. Audytorzy mogą teraz w łatwiejszy sposób weryfikować zgodność operacji księgowych z obowiązującymi przepisami, a także efektywnie analizować transakcje biznesowe bez konieczności fizycznego przeglądania dokumentów.

Zmiany w procesie audytu dzięki KSeF

Przechodzenie na KSeF wprowadza kilka kluczowych zmian w procesie audytu finansowego:

• Dostęp do danych w czasie rzeczywistym – Audytorzy mają możliwość dostępu do aktualnych danych bez opóźnień, co jest istotne w kontekście dynamicznie zmieniającego się środowiska biznesowego.
• Automatyzacja przepływu danych – Dzięki cyfryzacji, procesy weryfikacji są szybsze i mniej podatne na błędy ludzkie.
• Ulepszona kontrola nad zgodnością z przepisami – System KSeF ułatwia monitorowanie i zapewnienie zgodności z przepisami podatkowymi, co jest kluczowe podczas każdego audytu finansowego.

Wyzwania audytu w środowisku KSeF

Chociaż system KSeF przynosi wiele korzyści, wiąże się także z pewnymi wyzwaniami:

• Potrzeba adaptacji metod audytowych – Audytorzy muszą dostosować swoje techniki i metody pracy do nowego, cyfryzowanego środowiska.
• Szkolenie i rozwój kompetencji – Konieczność ciągłego kształcenia i aktualizacji wiedzy z zakresu nowych technologii i narzędzi stosowanych w KSeF.
• Zabezpieczenie danych – Wysokie standardy bezpieczeństwa informacji są niezbędne, by chronić dane przed nieautoryzowanym dostępem w cyfrowym ekosystemie.

Praktyczne aspekty audytu KSeF

Przeprowadzanie audytu finansowego w kontekście KSeF wymaga głębokiego zrozumienia i oceny kilku kluczowych elementów, które są niezbędne do zapewnienia prawidłowości działania systemu oraz zgodności z ustawowymi wymaganiami. Pierwszym z nich jest weryfikacja autentyczności danych. Audytor musi upewnić się, że system KSeF prawidłowo rejestruje oraz przechowuje faktury, co jest fundamentem dla rzetelnej dokumentacji finansowej przedsiębiorstwa. Kolejnym krokiem jest analiza procedur kontrolnych stosowanych przez firmę w zakresie przetwarzania i archiwizacji faktur w systemie KSeF. To pozwala ocenić, czy wewnętrzne mechanizmy kontrolne są adekwatne i czy efektywnie chronią przed błędami lub nadużyciami. Ostatnim elementem jest ocena ryzyka, która polega na identyfikacji potencjalnych zagrożeń związanych z funkcjonowaniem systemu KSeF i odpowiednie zarządzanie tymi ryzykami. To podejście pozwala na systematyczną analizę i zabezpieczenie przed problemami, które mogłyby wpłynąć na wiarygodność danych finansowych firmy.