W Polsce wprowadzenie elektronicznych faktur stało się nieodłączną częścią procesu rozliczeń podatkowych dla przedsiębiorstw. Dwa kluczowe systemy, Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz Platforma Elektronicznej Faktury (PEF), oferują narzędzia do elektronicznego wystawiania i przesyłania faktur, jednak różnią się one pod wieloma względami. Wiemy już, że nowy system KSeF nie wykluczy działania dotychczasowego systemu PEF. W niniejszym artykule przyjrzymy się głównym różnicom między KSeF a PEF na podstawie wiarygodnych źródeł rządowych. 

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

KSeF, stanowi centralny system do obsługi faktur strukturyzowanych. Jest to narzędzie stworzone w celu ułatwienia procesu wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur przez przedsiębiorstwa. Główne cechy KSeF obejmują:

• Integracja z systemem podatkowym: KSeF jest zintegrowany z systemem podatkowym, co umożliwia automatyczne przekazywanie danych do organów podatkowych.
• Bezpieczeństwo danych: Dane przesyłane za pośrednictwem KSeF są szyfrowane i chronione zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa.
• Wymagane certyfikaty bezpieczeństwa: Użytkownicy KSeF muszą posiadać odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa, które potwierdzają ich wiarygodność i zgodność z przepisami.

Istotne jest, że faktury w systemie KSeF muszą mieć jeden ujednolicony standard w formacie XML, przygotowany zgodnie z wzorem struktur logicznych pliku.

Platforma Elektronicznej Faktury (PEF)

PEF to inna platforma elektronicznych faktur dostępna w Polsce. Jest to narzędzie umożliwiające elektroniczne wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur. Główne cechy PEF obejmują:

• Ogólnodostępność: PEF jest ogólnodostępną platformą, która może być wykorzystywana przez różne podmioty, nie tylko przedsiębiorstwa.
• Wsparcie dla różnych typów dokumentów: Oprócz faktur, PEF może obsługiwać również inne rodzaje dokumentów, takie jak umowy czy zlecenia.
• Brak bezpośredniej integracji z systemem podatkowym: W odróżnieniu od KSeF, PEF nie jest bezpośrednio zintegrowany z systemem podatkowym, co oznacza, że użytkownicy muszą samodzielnie dostarczać dane do organów podatkowych.

Istotną cechą systemu PEF jest to, że służy on głównie przedsiębiorcom i wykonawcom zamówień publicznych i instytucjom publicznym, które złożyły te zamówienia.

Jaka jest różnica między KSeF a PEF?

Różnice między Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) a Platformą Elektronicznych Faktur (PEF) są zauważalne zarówno w zakresie ich zastosowań, jak i przeznaczenia. KSEF obsługuje głównie faktury między przedsiębiorstwami oraz między przedsiębiorstwami a osobami fizycznymi, umożliwiając elektroniczne zarządzanie dokumentami księgowymi. Z kolei, PEF koncentruje się na obsłudze faktur skierowanych do instytucji publicznych, zapewniając elektroniczną komunikację z organami administracji publicznej. Jest więc widoczne gołym okiem, że te systemy są odrębne i różnią się od siebie. Faktury wystawione w PEF nie będą uwidocznione w systemie KSeF i odwrotnie. Możliwe, że takie rozwiązanie zostanie uwzględnione w przyszłości, aby firma miała wgląd do wszystkich swoich faktur w jednym miejscu.