W Polsce wprowadzenie elektronicznych faktur stało się nieodłączną częścią procesu rozliczeń podatkowych dla przedsiębiorstw. Dwa kluczowe systemy, Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz Platforma Elektronicznej Faktury (PEF), oferują narzędzia do elektronicznego wystawiania i przesyłania faktur, jednak różnią się one pod wieloma względami. Wiemy już, że nowy system KSeF nie wykluczy działania dotychczasowego systemu PEF. W niniejszym artykule przyjrzymy się głównym różnicom między KSeF a PEF na podstawie wiarygodnych źródeł rządowych. 

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

KSeF, stanowi centralny system do obsługi faktur strukturyzowanych. Jest to narzędzie stworzone w celu ułatwienia procesu wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur przez przedsiębiorstwa. Główne cechy KSeF obejmują:

• Integracja z systemem podatkowym: KSeF jest zintegrowany z systemem podatkowym, co umożliwia automatyczne przekazywanie danych do organów podatkowych.
• Bezpieczeństwo danych: Dane przesyłane za pośrednictwem KSeF są szyfrowane i chronione zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa.
• Wymagane certyfikaty bezpieczeństwa: Użytkownicy KSeF muszą posiadać odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa, które potwierdzają ich wiarygodność i zgodność z przepisami.

Istotne jest, że faktury w systemie KSeF muszą mieć jeden ujednolicony standard w formacie XML, przygotowany zgodnie z wzorem struktur logicznych pliku.

Platforma Elektronicznej Faktury (PEF)

PEF to inna platforma elektronicznych faktur dostępna w Polsce. Jest to narzędzie umożliwiające elektroniczne wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur. Główne cechy PEF obejmują:

• Ogólnodostępność: PEF jest ogólnodostępną platformą, która może być wykorzystywana przez różne podmioty, nie tylko przedsiębiorstwa.
• Wsparcie dla różnych typów dokumentów: Oprócz faktur, PEF może obsługiwać również inne rodzaje dokumentów, takie jak umowy czy zlecenia.
• Brak bezpośredniej integracji z systemem podatkowym: W odróżnieniu od KSeF, PEF nie jest bezpośrednio zintegrowany z systemem podatkowym, co oznacza, że użytkownicy muszą samodzielnie dostarczać dane do organów podatkowych.

Istotną cechą systemu PEF jest to, że służy on głównie przedsiębiorcom i wykonawcom zamówień publicznych i instytucjom publicznym, które złożyły te zamówienia.

Jaka jest różnica między KSeF a PEF?

Te dwa systemy są odrębne i różnią się pod względem celów oraz obszarów zastosowania. Faktury wystawione w PEF nie będą uwidocznione w systemie KSeF, i odwrotnie. Możliwe, że takie rozwiązanie zostanie uwzględnione w przyszłości, aby firma miała wgląd do wszystkich swoich faktur w jednym miejscu. Poniżej znajduje się tabela porównawcza, która jeszcze dokładniej obrazuje różnice między KSeF a PEF:

Oba systemy, KSeF i PEF, mają na celu ułatwienie procesów fakturowania, ale skierowane są do różnych odbiorców. KSeF obsługuje faktury w relacjach B2B i B2C, natomiast PEF jest przeznaczony do faktur kierowanych do administracji publicznej. Choć działają niezależnie, przedsiębiorstwa współpracujące z sektorem publicznym muszą korzystać z obu systemów. W przyszłości zintegrowanie KSeF i PEF mogłoby uprościć zarządzanie dokumentami, jednak obecnie są to dwa odrębne narzędzia. Zrozumienie tych różnic pozwala na efektywne zarządzanie fakturami.