Krajowy System e-Faktur ma usprawnić proces wystawiania i otrzymywania faktur zagranicznych w polskich przedsiębiorstwach. Dzięki niemu każda faktura będzie określona przez jeden standard, co ułatwi ich księgowanie i archiwizowanie. Nie od dziś wiadomo, że polscy przedsiębiorcy sprzedają swoje produkty i usługi również na rynku zagranicznym, co musi być zfinalizowane fakturą z zagranicy - poza UE lub fakturą unijną. Co w przypadku faktur wysłanych do, albo otrzymanych od zagranicznego kontrahenta? Czy takie faktury zagraniczne również będą musiały być wprowadzone do KSeF?
Kiedy KSeF stanie się obligatoryjny, podatnik będzie zobowiązany do wystawiania wszystkich faktur za pomocą jego platformy, w tym także faktur dla kontrahenta zagranicznego spoza UE czy z Unii Europejskiej. Oznacza to, że zarówno faktury dla kontrahenta spoza UE jak i faktury dla kontrahenta z UE będą musiały być wystawione przez KSeF.
Wyjątkiem są faktury wystawiane dla zagranicznych osób prywatnych. W takim przypadku podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF, a forma fakturowania (elektroniczna lub papierowa) pozostaje dowolna.
Czy podatnik, który otrzyma fakturę od zagranicznego kontrahenta, będzie musiał wprowadzić ją do KSeF? To zależy od tego, czy kontrahent prowadzi działalność gospodarczą na terenie Polski. Jeśli nie – takie faktury międzynarodowe nie będą wystawiane w systemie KSeF i sposób ich wystawienia musi być ustalony między podatnikiem a kontrahentem.
W przypadku faktury dla kontrahenta zagranicznego spoza UE, przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury za pomocą KSeF pod warunkiem, że kontrahent prowadzi działalność gospodarczą lub ma stałą siedzibę działalności w Polsce. Jeśli kontrahent nie spełnia tych warunków, sposób wystawienia faktury ustala się bezpośrednio z nim.
W przypadku faktury dla kontrahenta z UE, procedura fakturowania w systemie KSeF zależy od tego, czy kontrahent posiada numer VAT UE oraz działalność gospodarczą w Polsce. Jeśli tak, faktury unijne muszą być wystawiane zgodnie z systemem KSeF. W przypadku braku rejestracji działalności w Polsce, można korzystać z innych metod fakturowania, jak PDF lub papier.
Poniżej znajduje się porównanie fakturowania KSeF faktur zagranicznych dla kontrahentów z UE oraz spoza UE:
| Typ kontrahenta | KSeF obowiązkowy? | Metoda dostarczenia faktury |
|---|---|---|
| Kontrahent z UE z siedzibą w Polsce | Tak | PDF, papier, QR |
| Kontrahent spoza UE | Nie, jeśli brak siedziby w Polsce | Ustalona między stronami |
Poza tym kontrahenci zagraniczni, którzy posiadają numer NIP również powinni korzystać z KSeF za pośrednictwem pełnomocnika. Pełnomocnika upoważnionego do korzystania z platformy KSeF w imieniu kontrahenta należy zgłosić za pomocą wniosku ZAW-FA do urzędu skarbowego. W jednym wniosku można upoważnić tylko jedną osobę. Osoba upoważniona również może nadać kolejnej osobie uprawnienia.
W przypadkach, gdy kontrahent upoważnia polskiego podatnika do samofakturowania, faktury międzynarodowe muszą być wystawione przez KSeF, a następnie dostarczone zgodnie z uzgodnionymi zasadami. Jeśli kontrahent zagraniczny sam wystawia fakturę w ramach samofakturowania, obowiązek używania KSeF nie obejmuje takich sytuacji, jeśli dotyczą one dostaw towarów lub usług na podstawie art. 106s ustawy o VAT.
