Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) znacząco zmienia sposób wystawiania i korygowania faktur w Polsce. Jednym z istotnych narzędzi w tym procesie jest nota korygująca do faktury, która pozwala na poprawienie określonych błędów na fakturze pierwotnej. Czy w systemie KSeF możliwe jest wystawienie noty korygującej, a jeśli tak – jakie są procedury? Przeanalizujemy te kwestie w niniejszym artykule.
Nota korygująca to dokument, który pozwala na poprawienie błędów na fakturze, które nie wpływają na wartość transakcji. Używa się jej najczęściej w przypadku pomyłek w danych kontrahenta, takich jak adres czy numer NIP, ale nie do korygowania kwot lub stawek VAT. To ważne narzędzie dla przedsiębiorców, którzy chcą poprawić błędy opisowe na fakturach, bez konieczności wystawiania pełnej faktury korygującej.
Kluczowe informacje na temat noty korygującej do faktury:
Czy w systemie KSeF możliwe jest wystawienie noty korygującej do faktury? W ramach KSeF tradycyjna nota korygująca nie jest przewidziana jako osobny dokument. W systemie tym korekty są realizowane głównie poprzez wystawianie faktur korygujących, które obejmują wszelkie zmiany – zarówno te wpływające na wartości transakcji, jak i te opisowe.
Przedsiębiorcy, którzy dobrowolnie korzystają z KSeF, mogą nadal wystawiać noty korygujące poza systemem, ale dokumentacja taka wymaga samodzielnego zarządzania i przechowywania przez podatnika.
Każda nota korygująca powinna spełniać określone wymogi formalne, aby była zgodna z przepisami. Oto podstawowe elementy, jakie powinna zawierać nota korygująca wzór:
Te elementy są kluczowe dla prawidłowego sporządzenia dokumentu i jego późniejszego wykorzystania do celów ewidencyjnych.
Czasami zdarza się, że korekta faktury nie wystarcza – zwłaszcza gdy faktura została wystawiona omyłkowo i wymaga całkowitego wycofania z systemu. W takim przypadku, zamiast stosowania korekty, przedsiębiorca powinien się zastanowić nad takowymi możliwościami w systemie KSeF. Ten temat poruszaliśmy w osobnym artykule, który omawia wycofywanie błędnie wystawionych faktur z KSeF.
Faktury korygowane w systemie KSeF są automatycznie archiwizowane przez 10 lat, co ułatwia zarządzanie dokumentacją. Natomiast noty korygujące wystawiane poza KSeF muszą być przechowywane przez przedsiębiorcę zgodnie z obowiązującymi przepisami. Oznacza to, że dokumenty te muszą być zachowywane przez co najmniej 5 lat, a ich prawidłowe archiwizowanie jest kluczowe dla celów podatkowych.
Zmiany wprowadzone przez KSeF wymagają od przedsiębiorców dostosowania procedur księgowych, zwłaszcza w kontekście korekt. Nota korygująca może być nadal stosowana w pewnych przypadkach, ale przedsiębiorcy powinni pamiętać o różnicach między nią a fakturą korygującą. Zarządzanie dokumentacją korygującą wymaga obecnie większej uwagi i dbałości o zgodność z przepisami.
