Cyfryzacja polskiego podatnika przyspiesza. Krajowa Administracja Skarbowa opublikowała plan wdrażania kolejnych e-usług na najbliższe kwartały – obejmuje on rozbudowę e-Urzędu Skarbowego, nowe funkcjonalności w Krajowym Systemie e-Faktur oraz zmiany w Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych. Dla firm budowlanych i deweloperskich, które właśnie wdrażają obowiązkowy KSeF, oznacza to jedno: system, z którym trzeba się nauczyć pracować, będzie się dalej zmieniał.
Krajowa Administracja Skarbowa realizuje plan informatyzacji obejmujący lata 2024–2028, aktualizowany co kwartał. W komunikatach dotyczących drugiej połowy 2026 roku resort zapowiedział kilka konkretnych zmian.
Zaplanowana jest nowa odsłona serwisu e-US oraz aplikacji mobilnej, a także rozszerzenie katalogu spraw, które podatnik załatwi online – w tym możliwość złożenia wspólnego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej bezpośrednio przez e-US. Pojawi się też funkcja udostępnienia konta osobie trzeciej, co pozwoli bezpiecznie przekazać wgląd w rozliczenia księgowemu lub pełnomocnikowi bez konieczności odrębnych upoważnień papierowych.
W samym Krajowym Systemie e-Faktur zapowiedziano możliwość zapisywania dodatkowych informacji biznesowych powiązanych z fakturą oraz wprowadzenie zbiorczego identyfikatora dla numerów KSeF – rozwiązania ułatwiającego grupowanie i wyszukiwanie dokumentów, które trafiły do systemu w ramach jednej transakcji lub jednego kontrahenta. Ministerstwo potwierdziło również, że po 2026 roku nadal będzie można uwierzytelniać się w systemie tokenami, co uspokaja część podatników obawiających się nagłej wymiany metod logowania.
Nowe usługi pojawią się także w ramach PUESC, a KAS zapowiada dalszy rozwój narzędzi wspierających automatyczną wymianę danych między systemami urzędu a oprogramowaniem księgowym firm. Kierunek jest jasny – mniej ręcznego wprowadzania danych, więcej automatycznej synchronizacji.
Branża budowlana ma specyficzne potrzeby, których nie mają na przykład sklepy detaliczne czy firmy usługowe rozliczające się z pojedynczymi klientami indywidualnymi.
Generalny wykonawca prowadzący kilka inwestycji jednocześnie obsługuje miesięcznie dziesiątki, a często setki faktur – od podwykonawców, dostawców materiałów, wynajmujących sprzęt budowlany. Do tego dochodzą faktury zaliczkowe wystawiane na kolejnych etapach realizacji umowy, rozliczenia etapowe powiązane z protokołami odbioru robót oraz kaucje gwarancyjne, których terminowe rozliczenie wymaga precyzyjnego powiązania dokumentów księgowych z harmonogramem budowy.
Każda z zapowiadanych zmian – zbiorczy identyfikator numerów KSeF, dodatkowe pola na informacje biznesowe, automatyzacja wymiany danych z e-US – ma bezpośrednie przełożenie na to, jak sprawnie firma budowlana będzie w stanie ogarnąć ten strumień dokumentów. Zbiorczy identyfikator może na przykład ułatwić grupowanie wszystkich faktur związanych z jedną inwestycją lub jednym kontrahentem, co dziś często wymaga ręcznego sortowania w systemie księgowym.
Firma budowlana współpracuje z dużą liczbą podwykonawców, część z nich zmienia się między projektami, niektórzy pracują sezonowo. Rozwój e-usług w e-US, w tym łatwiejszy dostęp do danych rejestracyjnych i statusu VAT kontrahentów, ułatwia weryfikację, czy dany podwykonawca faktycznie jest czynnym podatnikiem VAT i czy jego faktury trafiają prawidłowo do systemu. To istotne zwłaszcza przy dużych kontraktach budowlanych, gdzie błąd w rozliczeniu jednego z wielu podwykonawców może skomplikować rozliczenie całej inwestycji.
Potwierdzenie, że tokeny pozostaną dostępną metodą uwierzytelniania także po 2026 roku, ma praktyczne znaczenie dla firm, które zintegrowały już swoje systemy księgowe z KSeF przy użyciu tokenów. Oznacza to, że nie trzeba w pośpiechu przebudowywać całej integracji – zmiany będą wprowadzane stopniowo, z zachowaniem kompatybilności wstecznej dla rozwiązań już wdrożonych.
Skarbówka nie zwalnia tempa w rozbudowie cyfrowych usług, a kierunek zmian – więcej automatyzacji, mniej ręcznej pracy, lepsza integracja między systemami – działa na korzyść firm budowlanych, które i tak muszą przetwarzać ogromne ilości dokumentów. Nie warto jednak czekać z wdrożeniem do ostatniej chwili, bo im wcześniej firma zautomatyzuje obieg faktur i dopasuje go do zmieniających się funkcjonalności KSeF, tym mniej problemów napotka przy kolejnych aktualizacjach systemu. Dołącz do firm, które bezpiecznie wdrażają cyfrowe fakturowanie, wybierając dedykowany program do KSeF dla budownictwa dostosowany do specyfiki branży budowlanej i deweloperskiej.
