Termin wejścia w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur już raz został przesunięty. Czy możliwe jest kolejne odroczenie KSeF? Ta kwestia budzi wiele emocji wśród przedsiębiorców, którzy mierzą się z wyzwaniami technicznymi i organizacyjnymi związanymi z wdrożeniem nowego systemu fakturowania.

Aktualny termin wdrożenia KSeF

Obecnie obowiązujące terminy wprowadzenia obligatoryjnego KSeF zostały ustalone w ustawie, którą w czerwcu 2024 roku podpisał Prezydent Andrzej Duda. Zgodnie z przyjętymi przepisami, obowiązkowe wystawianie faktur przez Krajowy System e-Faktur ma ruszyć etapowo:

• 1 lutego 2026 r. – dla największych przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł
• 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców

W praktyce od 1 lutego 2026 r. wszystkie firmy powinny być przygotowane na odbieranie faktur z KSeF, nawet jeśli obowiązek ich wystawiania dla części przedsiębiorców wejdzie dopiero 1 kwietnia.

Okres przejściowy i uproszczenia do końca 2026 roku

Ministerstwo Finansów przewidziało szereg ułatwień dla przedsiębiorców w początkowym okresie obowiązywania systemu. Do 31 grudnia 2026 r. obowiązuje okres przejściowy, w ramach którego:

• nie będą nakładane administracyjne kary pieniężne z ustawy o VAT za błędy techniczne związane z KSeF
• nie ma obowiązku podawania numeru KSeF w tytułach przelewów bankowych
• nadal można wystawiać faktury przy użyciu kas fiskalnych – dopiero od 2027 r. część z nich będzie musiała przejść do KSeF

Te uproszczenia mają na celu złagodzenie procesu adaptacji firm do nowych wymogów i umożliwienie spokojnego przetestowania systemów bez ryzyka sankcji.

Głosy o kolejnym przesunięciu terminu

W ostatnich miesiącach do Sejmu trafiają kolejne interpelacje poselskie dotyczące możliwości przesunięcia obowiązkowego KSeF. Przedsiębiorcy i środowiska księgowe zgłaszają obawy związane z:

• tempem przygotowań – wiele firm i biur rachunkowych wskazuje na brak czasu na pełne dostosowanie systemów informatycznych
• gotowością systemów IT – obawa przed awariami technicznymi wynikającymi z jednoczesnego obciążenia systemu przez tysiące użytkowników
• brakiem finalnych rozporządzeń wykonawczych – niektóre kluczowe kwestie techniczne wciąż nie zostały do końca doprecyzowane
• koniecznością przeszkolenia kadry – pracownicy działów księgowych potrzebują czasu na poznanie nowych procedur

Czy te argumenty są wystarczające, by Ministerstwo Finansów zdecydowało się na kolejne odroczenie?

Stanowisko Ministerstwa Finansów

Resort finansów podkreśla, że nie planuje rezygnacji z wdrożenia obowiązkowego KSeF. Ministerstwo konsekwentnie realizuje harmonogram przygotowań, który obejmuje:

• uruchomienie od 1 listopada 2025 r. Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU)
• udostępnienie środowiska testowego API KSeF 2.0
• przeprowadzenie cyklu szkoleń "Środy z KSeF" w lokalnych urzędach skarbowych
• uruchomienie dedykowanej infolinii KIS do spraw związanych z systemem

Ministerstwo zapewnia również bezpłatne narzędzia dla przedsiębiorców, w tym Aplikację Podatnika oraz e-mikrofirmę, które mają ułatwić korzystanie z systemu szczególnie mniejszym firmom.

Czy kolejne przesunięcie jest realistyczne?

Choć interpelacje poselskie pokazują, że wątpliwości wśród przedsiębiorców wciąż są duże, prawdopodobieństwo kolejnego przesunięcia wydaje się niewielkie. Argumenty za utrzymaniem obecnych terminów to:

• dodatkowy czas już został przyznany – przesunięcie z lipca 2024 na luty 2026 dało firmom półtora roku dodatkowego czasu na przygotowania
• etapowe wdrożenie – rozłożenie obowiązku na dwie daty (luty i kwiecień) pozwala na stopniowe obciążanie systemu
• okres bez sankcji – przedsiębiorcy mają aż do końca grudnia 2026 na dopracowanie procedur bez ryzyka kar
• uszczelnienie systemu podatkowego – każde kolejne opóźnienie wydłuża okres, w którym budżet państwa traci potencjalne wpływy

Rząd wyraźnie sygnalizuje, że obecne terminy są ostateczne i nie należy oczekiwać ich zmiany.

Co mogą zrobić przedsiębiorcy?

Skoro kolejne odroczenie jest mało prawdopodobne, firmy powinny skoncentrować się na efektywnym przygotowaniu do KSeF. Kluczowe działania to:

1. Przetestowanie systemów – wykorzystanie środowiska testowego do sprawdzenia integracji z KSeF 2.0
2. Nadanie uprawnień pracownikom – skorzystanie z Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) dostępnego od listopada 2025
3. Przeszkolenie personelu – udział w bezpłatnych szkoleniach oferowanych przez urzędy skarbowe
4. Wybór odpowiedniego narzędzia – decyzja, czy korzystać z darmowych rozwiązań MF, czy zainwestować w komercyjne oprogramowanie
5. Przygotowanie procedur wewnętrznych – opracowanie zasad obiegu dokumentów w nowym systemie

Nie czekaj – przygotuj firmę już teraz

Choć termin lutowy może wydawać się odległy, czas na kompleksowe przygotowania szybko mija. Szczególnie firmy z branży budowlanej i deweloperskiej, które prowadzą rozbudowaną dokumentację projektową, powinny zadbać o sprawną integrację swoich systemów z KSeF.

Zapisz się na demo modułu Develogic KSeF i zobacz jak łatwo i szybko przygotujesz swoją firmę na KSeF. Nasi specjaliści przeprowadzą Cię przez cały proces wdrożenia i pokażą, jak zautomatyzować wystawianie faktur w zgodzie z nowymi przepisami. Zyskaj pewność, że od lutego 2026 Twoja firma będzie w pełni gotowa na nowe wymogi.

Artykuł opracowany na podstawie oficjalnych informacji Ministerstwa Finansów i aktualnego stanu prawnego obowiązującego w listopadzie 2025 roku.