Polscy przedsiębiorcy stoją przed wielką zmianą, jaką będzie zobligowanie ich do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek korzystania z platformy pojawi się najwcześniej w przyszłym roku. Widmo przewidywanych kar za niestosowanie się do terminów wystawiania faktur jest jedną z wielu obaw przedsiębiorców dotyczących KSeF. A jakie właściwie są obowiązujące terminy wysyłania faktur do KSeF? Czy wiele zmieni się względem obecnych zasad wystawiania faktur?
Aktualnie obowiązująca zasada co do wystawienia faktury za wykonaną usługę lub sprzedany towar to należność wystawienia faktury do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym usługa została wykonana, lub towar został sprzedany. Jest to regulowane przez ustawę VAT. Ta zasada nie zmieni się więc nawet po przejściu w całości na platformę KSeF. Istotnym jest fakt, że po wprowadzeniu obowiązku korzystania z KSeF, oficjalną datę wystawienia faktury będzie stanowić data przesyłu pliku do platformy KSeF, a nie data widniejąca na fakturze w polu „data wystawienia elementu” (P_1). Jeśli więc przedsiębiorca odłoży w czasie wystawienie faktury do ostatniego możliwego dnia, a do tego rozpocznie przesyłanie pliku tuż przed północą, to nie otrzyma on kary od urzędu skarbowego, nawet jeśli nadanie numeru KSeF nastąpi w dniu kolejnym. Jednak gdyby faktura została odrzucona przez system – na przykład przez błędną strukturę pliku – wtedy faktury nie uznaje się za wystawioną, a podatnik automatycznie nie mieści się w wyznaczonym terminie na wystawienie faktury. Jednak w ogólności to data nadesłania pliku do KSeF jest bardziej znacząca niż data nadania numeru KSeF i otrzymania urzędowego poświadczenia odbioru faktury (UPO).
Istnieją przypadki, w których to Ministerstwo ustaliło osobne zasady i terminy wysyłania faktur na platformie KSeF. Są to 3 sytuacje – awaria systemu, zaplanowany brak dostępu do systemu i brak dostępu do systemu ze strony podatnika.
Z założenia KSeF powinno działać 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, przez 365 dni w roku. W przypadku braku możliwości wysłania faktury do KSeF ze względu na awarię bądź nieplanowaną przerwę w dostępie na platformę podatnik może wystawić fakturę poza platformą. Jednak fakturę musi i tak wprowadzić do systemu w ciągu 7 dni roboczych od pozbycia się awarii i powrotu systemu do normalnego funkcjonowania.
W przypadku zaplanowanej przez Ministerstwo Finansów przerwy w dostępie do systemu - na przykład ze względu na prace serwisowe – po przywróceniu dostępu podatnik ma tylko 1 dzień roboczy na wysłanie faktury do KSeF. Dokładnie taki sam termin obowiązuje podatnika, który wystawił fakturę poza KSeF ze względu na brak dostępu do systemu z własnej winy – na przykład przez słabe połączenie internetowe, problemy z logowaniem lub uwierzytelnianiem, itp.
O wysokości kar pieniężnych nakładanych przez urząd skarbowy za niedotrzymanie terminu wysyłki faktury do KSeF pisaliśmy w tym artykule. Za Na zapłacenie kary podatnik będzie miał 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu kary. W przypadku braku wysłania faktury wystawionej w czasie awarii do KSeF w celu nadania jej numeru KSeF minimalna wysokość kary będzie wynosiła 500 zł. Jeśli natomiast podatnik dodatkowo faktura wystawiona w trakcie awarii nie była sporządzona według ogólnodostępnego wzoru – kara minimalna wzrasta do minimalnej kwoty 1000 zł.
