Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne narzędzie zaprojektowane w celu ułatwienia wystawiania, odbierania i przechowywania faktur elektronicznych w Polsce. Wprowadzenie KSeF opiera się na kluczowych przepisach, które regulują jego funkcjonowanie. W niniejszym artykule omówimy, co zawiera ustawa KSeF oraz jakie są jej główne założenia.

Podstawy prawne – ustawa o KSeF

Ustawa o KSeF określa zasady działania Krajowego Systemu e-Faktur oraz obowiązki przedsiębiorstw związane z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych. Najważniejszym aktem prawnym jest ustawa z dnia 29 października 2021 roku, która wprowadza obowiązek stosowania KSeF w Polsce. Wprowadza ona pojęcie faktury ustrukturyzowanej oraz regulacje dotyczące jej przechowywania, wystawiania i przesyłania.

Ważne zmiany przyniosła także nowelizacja z dnia 16 czerwca 2023 roku, która przesunęła obowiązek stosowania KSeF na późniejsze terminy. Zgodnie z nowymi przepisami:

• Dla dużych przedsiębiorstw obowiązek korzystania z KSeF wchodzi w życie 1 lutego 2026 roku,
• Pozostałe firmy muszą stosować KSeF od 1 kwietnia 2026 roku.

Przepisy te zapewniają przedsiębiorstwom czas na przystosowanie się do nowego systemu fakturowania.

Kluczowe założenia ustawy KSeF

Ustawa KSeF wprowadza szereg ważnych regulacji, które definiują, jak przedsiębiorcy muszą korzystać z systemu. Oto najważniejsze założenia:

• Obowiązek korzystania z KSeF: Faktury ustrukturyzowane muszą być wystawiane przez system KSeF w określonym formacie, co ułatwia ich automatyczne przetwarzanie.
• Korekta faktur: Wszelkie zmiany na fakturach muszą być wprowadzone za pośrednictwem KSeF, co zapewnia transparentność i kontrolę nad dokumentacją.
• Awaryjne wystawianie faktur: W razie awarii systemu, przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury offline, jednak muszą one zostać wprowadzone do KSeF w najbliższym dniu roboczym.
• Wyłączenia z obowiązku KSeF: Niektóre rodzaje faktur, takie jak faktury konsumenckie (B2C) czy bilety spełniające funkcję faktury, nie muszą być wystawiane w systemie KSeF.

Te przepisy są fundamentem, na którym opiera się cały system KSeF, zapewniając spójność i transparentność procesów księgowych.

KSeF ustawa – zasady korzystania z systemu

Zgodnie z przepisami, które reguluje ustawa o KSeF, przedsiębiorcy muszą przestrzegać kilku kluczowych zasad, aby korzystanie z systemu było zgodne z obowiązującymi regulacjami. Oto niektóre z nich:

• Faktury muszą być wystawiane w formacie XML, co umożliwia automatyczne przetwarzanie dokumentów przez systemy księgowe,
• Wszystkie faktury muszą być przechowywane w systemie KSeF, co zapewnia ich integralność i bezpieczeństwo,
• Zmiany w fakturach muszą być dokonywane za pomocą systemu KSeF, co zwiększa przejrzystość w obiegu dokumentów.

Przestrzeganie tych zasad pozwala przedsiębiorstwom na efektywne zarządzanie fakturami i ich zgodność z przepisami.

Korzyści wynikające z ustawy KSeF

Ustawa KSeF przynosi szereg korzyści dla przedsiębiorstw, które wdrażają ten system. Automatyzacja procesów fakturowania, eliminacja ręcznych błędów oraz szybsze procesowanie dokumentów to tylko niektóre z zalet:

• Przejrzystość – system zapewnia pełną kontrolę nad fakturami, co ułatwia ich monitorowanie i analizę,
• Automatyzacja – ustrukturyzowany format faktur umożliwia automatyczne przetwarzanie dokumentów księgowych,
• Bezpieczeństwo – dane są przechowywane w bezpiecznym środowisku, co minimalizuje ryzyko ich utraty lub manipulacji.

Dzięki KSeF przedsiębiorstwa mogą skupić się na prowadzeniu działalności, bez obaw o zgodność z przepisami dotyczącymi fakturowania.

Zmiany w przepisach dotyczących KSeF

Wraz z wprowadzeniem ustawy o KSeF w polskim prawodawstwie pojawiły się kluczowe zmiany dotyczące sposobu wystawiania i przechowywania faktur. Oto niektóre z nich:

• Definicja faktury ustrukturyzowanej – dokumenty te muszą być zgodne z ustalonym formatem, co zapewnia jednolitość,
• Wprowadzenie obowiązku stosowania KSeF – wszystkie faktury B2B będą musiały być przetwarzane przez system,
• Korekty faktur – wszelkie zmiany i poprawki muszą być dokonywane w systemie KSeF, co zapewnia ich integralność i zgodność z przepisami.

Te zmiany mają na celu uproszczenie i usprawnienie obiegu faktur w polskim systemie podatkowym.