Wprowadzenie obowiązkowego użytkowania systemu fakturowego KSeF w Polsce to kamień milowy w procesie cyfryzacji gospodarki, mający na celu usprawnienie zarządzania fakturami, zwiększenie przejrzystości transakcji i walkę z oszustwami podatkowymi. Ta zmiana prawna wpływa nie tylko na przedsiębiorców, ale i na codzienne życie obywateli, podkreślając kształtowanie nowej rzeczywistości biznesowej w Polsce. Jak natomiast wygląda wprowadzenie KSeF od strony prawnej? Co mówi nam ustawa w tym temacie? Opowiemy o tym w niniejszym artykule.
Od wprowadzenia możliwości wystawiania faktur elektronicznych w pliku PDF, metody fakturowania w przedsiębiorstwach pozostawały stosunkowo niezmienione aż do 2021 roku, kiedy to rząd ogłosił istotne zmiany dotyczące wszystkich podatników VAT, wprowadzając Krajowy System e-Faktur (KSeF). System ten ma na celu ułatwienie i usprawnienie procesu wystawiania faktur. Wdrożenie KSeF wymagało solidnej podstawy prawnej, obejmującej nowelizację ustawy o VAT oraz szczegółowe rozporządzenia, które określają m.in. zasady funkcjonowania e-Faktur, sposób ich przechowywania oraz korygowania. System ten wprowadza również definicję faktury ustrukturyzowanej, różniąc ją od standardowej faktury elektronicznej, i oferuje przedsiębiorcom okres przejściowy, by umożliwić dostosowanie się do nowych regulacji.
Faktura ustrukturyzowana to elektroniczny dokument rozliczeniowy, który jest tworzony i przetwarzany w standardowym, ustalonym z góry formacie, umożliwiając automatyczne przetwarzanie danych. Jest integralną częścią Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), oferując zalety takie jak ułatwienie zarządzania fakturami, poprawa bezpieczeństwa danych dzięki autoryzacji przez urzędy skarbowe, a także przyspieszenie procesów księgowych poprzez automatyzację. Dzięki jednemu wzorowi na wszystkie wystawiane faktury roboty KSeF mają możliwość szybkiego sprawdzenia zgodności faktury ze wzorem i ewentualnego odrzucenia nieprawidłowej faktury. Wprowadzenie struktury faktur niweluje więc potencjalny bałagan w systemie.
Ustawa o KSeF miała zakładać między innymi, kiedy system wejdzie w życie obowiązkowo dla wszystkich przedsiębiorców. Jednak jak już powszechnie wiadomo, ten termin został przesunięty i obligatoryjność KSeFu na pewno nie wejdzie w życie w roku 2024. Co więc przede wszystkim zostało ustalone w ustawie?
Istotnym jest, że istnieje różnica między fakturą ustrukturyzowaną a dotychczasową fakturą elektroniczną i absolutnie nie należy łączyć tych dwóch pojęć. Faktura ustrukturyzowana to inaczej e-faktura wystawiona i archiwizowana w KSeF. Taka e-faktura, generowana w ramach KSeF, wyróżnia się unikalnym numerem identyfikacyjnym i opiera na określonych przepisach prawnych. Została ona oficjalnie zdefiniowana w ustawie o VAT jako nowy element systemu fakturowania. W przeciwieństwie do niej, tradycyjna faktura elektroniczna jest znana od 2004 roku i charakteryzuje się szerszą definicją prawną, pozwalającą na jej wystawienie w dowolnym formacie elektronicznym.
Cały KSeF, jego zasady i widmo kar zdają się być nie lada wyzwaniem dla polskich przedsiębiorców. Można jednak dobrze przygotować się na nieuniknione zmiany i zaprzyjaźnić z systemem. Nasze szkolenia i webinary oferują praktyczną wiedzę i umiejętności niezbędne do efektywnego funkcjonowania w nowym systemie. Dowiedz się, jak zoptymalizować procesy księgowe, zwiększyć bezpieczeństwo danych i skorzystać z licznych korzyści, jakie oferuje KSeF. Nie czekaj, zapisz się już dziś i nie martw się nadchodzącymi wielkimi zmianami!
