Wiele osób fizycznych inwestuje w nieruchomości komercyjne – lokale pod biura budowlane, garaże, place składowe, magazyny – i wynajmuje je firmom, rozliczając przychód ryczałtem, bez wpisu do CEIDG. Najnowsza interpretacja Krajowej Informacji Skarbowej pokazuje jasno: brak zarejestrowanej działalności gospodarczej nie zwalnia z obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Sprawa, która trafiła do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, dotyczyła kobiety wynajmującej magazyn podmiotowi gospodarczemu. Wynajmująca nie prowadziła zarejestrowanej działalności gospodarczej, nie była czynnym podatnikiem VAT, a przychody z najmu rozliczała ryczałtem. Dokumentowała transakcje zwykłym rachunkiem, a jej roczne wpływy z tego tytułu nie przekraczały 240 tysięcy złotych – czyli limitu zwolnienia podmiotowego z VAT obowiązującego od 2026 roku.
We wniosku o interpretację przedstawiła stanowisko, zgodnie z którym skoro nie prowadzi działalności gospodarczej i mieści się w limicie zwolnienia z VAT, nie powinna mieć obowiązku korzystania z KSeF. Dyrektor KIS nie zgodził się z tą argumentacją.
W interpretacji indywidualnej z 10 lipca 2026 roku, sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.429.2026.2.MJ, organ wskazał, że sam fakt braku formalnie zarejestrowanej działalności gospodarczej nie oznacza automatycznie, że dana osoba pozostaje poza zakresem przepisów o VAT. Kluczowe znaczenie mają dwa kryteria wynikające bezpośrednio z ustawy o podatku od towarów i usług: ciągłość oraz odpłatność wykonywanych czynności.
Wynajmowanie magazynu przedsiębiorcy w sposób regularny, w zamian za czynsz wpływający cyklicznie, spełnia obie te przesłanki – niezależnie od tego, czy wynajmujący traktuje tę aktywność jako "prywatną" formę zarządzania majątkiem, czy jako biznes. W praktyce ustawa o VAT w ogóle nie zna pojęcia "najmu prywatnego" jako odrębnej od działalności gospodarczej kategorii – każdy najem spełniający kryteria ciągłości i odpłatności jest działalnością gospodarczą na gruncie tej ustawy, bez względu na to, jak jest rozliczany na potrzeby podatku dochodowego.
To jest pułapka, w którą wpada wielu właścicieli nieruchomości komercyjnych, w tym osoby wynajmujące budynki i place firmom budowlanym. Rozumowanie "nie mam VAT-u, więc nie mam KSeF" jest błędne w relacjach B2B.
Bycie podatnikiem VAT na gruncie ustawy nie oznacza automatycznie obowiązku odprowadzania tego podatku. Wynajmujący może korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotu) lub przedmiotowego, co oznacza, że nie nalicza VAT-u na wystawianych dokumentach. Nie zmienia to jednak faktu, że w świetle przepisów pozostaje podatnikiem VAT prowadzącym działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy – a to właśnie ten status decyduje o obowiązku korzystania z KSeF, nie fakt naliczania podatku.
Faktury wystawiane przez podatników zwolnionych z VAT – tak zwane faktury "bez VAT" – przy transakcjach na rzecz firm również muszą przybierać formę ustrukturyzowaną w Krajowym Systemie e-Faktur. Koniec z papierowymi rachunkami czy notami obciążeniowymi wystawianymi poza systemem – jeśli najemcą jest firma, dokumentowanie czynszu musi odbywać się cyfrowo, tak samo jak w przypadku każdego innego podatnika VAT.
Warto zaznaczyć, że obowiązek dotyczy przede wszystkim relacji B2B i B2G. Jeśli właściciel nieruchomości wynajmuje lokal mieszkalny osobie prywatnej na cele mieszkaniowe, sytuacja jest odmienna – taki najem co do zasady pozostaje poza zakresem obowiązkowego fakturowania w KSeF, bo dotyczy konsumenta, a nie podmiotu gospodarczego. Rozróżnienie między najemcą-firmą a najemcą-konsumentem ma więc kluczowe znaczenie dla ustalenia, czy dana umowa najmu rodzi obowiązki systemowe.
Branża budowlana i deweloperska jest szczególnie narażona na tę pułapkę interpretacyjną, ponieważ firmy z tego sektora bardzo często wynajmują nieruchomości właśnie od osób prywatnych – place składowe na czas realizacji inwestycji, magazyny narzędzi i materiałów, garaże na sprzęt, biura sprzedaży w lokalach użytkowych należących do prywatnych inwestorów.
Osoba wynajmująca magazyn czy plac firmie budowlanej, która dotąd dokumentowała transakcję zwykłym rachunkiem, musi uzyskać techniczny dostęp do systemu. W praktyce oznacza to założenie profilu zaufanego lub uzyskanie podpisu kwalifikowanego, ewentualnie – jeśli wynajmujący zdecyduje się na obsługę przez pełnomocnika, na przykład biuro rachunkowe – złożenie zawiadomienia ZAW-FA wskazującego osobę uprawnioną do wystawiania faktur w jego imieniu.
Od momentu, w którym wynajmujący zostaje objęty obowiązkiem KSeF, nie może już przekazywać najemcy dokumentu w formie papierowej ani jako pliku PDF wysyłanego mailem. Faktura za czynsz, a często też za refakturowane media, musi zostać wystawiona jako faktura ustrukturyzowana i przesłana do systemu, gdzie otrzymuje numer KSeF i staje się dostępna dla najemcy.
Dla firm budowlanych i deweloperskich wynajmujących nieruchomości od osób prywatnych oznacza to konieczność weryfikacji, czy dany wynajmujący faktycznie dopełnił formalności i wystawia faktury prawidłowo. Brak takiej weryfikacji może skutkować sytuacją, w której firma nie ma podstawy do rozliczenia kosztów najmu, bo otrzymany dokument nie spełnia wymogów faktury ustrukturyzowanej.
Nie trzeba być księgowym ani prowadzić pełnej zarejestrowanej działalności gospodarczej, by szybko i bezstresowo wystawiać faktury najmu w KSeF – ale trzeba mieć świadomość, że sam brak wpisu do CEIDG czy korzystanie ze zwolnienia z VAT nie zwalnia z obowiązków systemowych, jeśli najemcą jest firma. Właściciele nieruchomości komercyjnych wynajmowanych firmom budowlanym oraz same firmy budowlane weryfikujące swoich wynajmujących powinni już dziś sprawdzić, czy ich rozliczenia są zgodne z aktualną wykładnią przepisów. Sprawdź, jak intuicyjny program KSeF dla nieruchomości i rynku budowlanego pozwala wystawić fakturę za najem w mniej niż minutę, niezależnie od tego, czy wynajmujący prowadzi zarejestrowaną działalność, czy rozlicza się jako osoba prywatna.
