Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce, przedsiębiorstwa muszą dokonywać istotnych decyzji dotyczących sposobu wysyłania faktur elektronicznych. Jednym z kluczowych dylematów, przed którym stają podatnicy, jest wybór między wysyłaniem faktur pojedynczo lub w paczkach. Jakie są zalety i wady obu podejść? Czy istnieją jakieś wytyczne rządowe w tej kwestii?
Wysyłanie faktur metodą interaktywną – pojedynczo – oznacza przesyłanie każdej faktury elektronicznej oddzielnie do KSeF. Jest to stosunkowo prosty i elastyczny sposób, który pozwala na bieżące przesyłanie faktur w miarę ich wystawiania. Według informacji dostępnych na stronie rządowej, wysyłanie faktur pojedynczo jest preferowaną metodą przez wielu podatników. Jest to szczególnie praktyczne dla mniejszych firm, które nie generują dużej ilości faktur i nie potrzebują procesu zbiorczego. Jednakże, wysyłanie faktur pojedynczo może być bardziej czasochłonne, zwłaszcza dla firm generujących duże ilości faktur, co może prowadzić do zwiększonego obciążenia administracyjnego.
Wysyłanie faktur w paczkach, zwane również wsadowym (lub zbiorczym) przesyłaniem faktur, polega na zgromadzeniu wielu faktur w jednym pliku i przesłaniu ich do KSeF jednocześnie. Jest to efektywna metoda dla firm, które generują znaczną ilość faktur i chcą zoptymalizować swój proces przesyłania. Wysyłanie faktur w paczkach może przynieść korzyści w zakresie oszczędności czasu i zasobów, ponieważ wymaga mniej działań administracyjnych niż wysyłanie faktur pojedynczo. Jest to również bardziej spójne podejście, które pozwala na lepszą kontrolę nad przesyłanymi dokumentami. Trzeba jednak uważać, ponieważ w momencie gdy choć jedna faktura z paczki zostanie odrzucona przez system KSeF, wtedy cała paczka nie zostanie wprowadzona do systemu. Należy więc poświęcić szczególną uwagę na przygotowanie plików zgodnie ze strukturą logiczną FA(1) i FA(2). Wzory plików są dostępne na oficjalnej stronie GOV.
W ostatecznym rozrachunku wybór między wysyłaniem faktur pojedynczo a w paczkach zależy od indywidualnych potrzeb i preferencji przedsiębiorstwa. Dla firm z ograniczonymi zasobami czasowymi i ludzkimi, wysyłanie faktur w paczkach może być bardziej korzystne pod względem efektywności i oszczędności czasu. Natomiast dla tych, dla których priorytetem jest śledzenie każdej faktury i zapewnienie jej prawidłowego przetworzenia, wysyłanie faktur pojedynczo może być preferowaną opcją. Warto zauważyć, że niektóre firmy mogą stosować hybrydowe podejście, wysyłając faktury pojedynczo lub w paczkach w zależności od sytuacji. Sposób wysyłki faktur jest więc kwestią wyboru. Wiele firm decyduje się na wysyłanie pojedynczych faktur na bieżąco, podczas gdy inne wybierają np. jeden dzień w tygodniu na księgowość i wysyłają faktury w paczce. Duże przedsiębiorstwa z reguły zawsze decydują się na zbiorcze nadsyłanie faktur do systemu KSeF.
Oficjalna strona rządowa dostarcza wiele informacji na temat wysyłania faktur do KSeF, ale nie zawiera wyraźnych wytycznych dotyczących preferowanego sposobu przesyłania faktur - czy pojedynczo, czy w paczkach. Ostatecznie, kluczowe jest zapewnienie, że proces wysyłania faktur elektronicznych do KSeF jest przeprowadzany w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi i zapewnia bezpieczeństwo oraz integralność przekazywanych danych.
